E-Mails: Ist die Weiterleitung von geschäftlich zu privat erlaubt?

von Dr. Datenschutz

Obwohl die E-Mail als tägliches Arbeitsmittel kaum mehr wegzudenken ist, gibt es zum rechtskonformen Umgang mit einem geschäftlichen E-Mail-Account immer noch große Unsicherheiten. So ist z.B. vielen Arbeitnehmern – aber auch Arbeitgebern – nicht bewusst, dass die Weiterleitung von geschäftlichen E-Mails an private Accounts rechtlich aus verschiedenen Gründen problematisch ist. Neben der Verletzung von Rechtsnormen aus dem UWG oder auch dem StGB kommen auch datenschutzrechtliche Verstöße in Betracht.

Verpflichtung zum Schutz personenbezogener Daten

Es ist in der Praxis gar nicht selten, dass gerade sehr pflichtbewusste Arbeitnehmer sich geschäftliche E-Mails – inklusive Anhängen wie z.B. Reports – an die eigene private E-Mail-Adresse senden um diese dann zu Hause zu bearbeiten. Wahrscheinlich aber gerade deshalb, weil dies aus Sicht der Arbeitnehmer im Interesse des Unternehmens geschieht, ist ein entsprechendes Unrechtsbewusstsein nicht vorhanden. Der Versand von geschäftlichen E-Mails ist aber aus datenschutzrechtlicher Sicht als unzulässig zu bewerten, wenn die E-Mail und/oder der Anhang personenbezogene Daten beinhalten. Dies ist z.B. jedenfalls dann der Fall, wenn ein Report eine Kundenliste o.ä. enthält.

§ 9 BDSG – Fehlende Datensicherheit

Für alle personenbezogenen Daten, die ein Unternehmen erhebt, speichert, nutzt oder verarbeitet, ist das Unternehmen die sog. „verantwortliche Stelle“ im Sinne von § 3 Abs. 7 BDSG. D.h. das Unternehmen ist für den rechtskonformen Umgang verantwortlich und haftet für Rechtsverletzungen. Nach § 9 BDSG ist das Unternehmen dabei verpflichtet geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen um die Datensicherheit zu gewährleisten. Dies umfasst selbstverständlich auch einen ausreichenden technischen Schutz von E-Mail-Accounts, der in Unternehmen in aller Regel durch entsprechende Sicherheitsmaßnahmen der IT gewährleistet wird ...

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