Whistleblower-Hotline oder Ombudsmann oder beides?

Lässt sich ein Mitarbeiter der Einkaufsabteilung eines Unternehmens die Vergabe von Aufträgen an Lieferanten gegen Zahlung von Schmiergeld vergüten, macht er sich schadensersatzpflichtig und strafbar. Aber auch das Unternehmen ist einem erheblichem Haftungsrisiko ausgesetzt.

Ermittlungsbehörden können dem Unternehmen, aber auch Geschäftsführern und Vorständen persönlich, empfindliche Geldbußen auferlegen. Dies gilt selbst dann, wenn die Unternehmensführung keine Kenntnis von den Schmiergeldzahlungen hatte (§§ 130, 30 OWiG).

Whistleblower-Hotline – Instrument zur internen Aufklärung

Um von Compliance-Verstößen (z.B. Schmiergeldzahlungen oder Kartellabreden) überhaupt erst einmal zu erfahren, richten daher immer mehr Unternehmensleitungen Hinweisgeber-Systeme, sogenannte Whistleblower-Hotlines, ein. Diese können Mitarbeiter oder Dritte nutzen, um von Unternehmensangehörigen begangene Verstöße gegen interne oder gesetzliche Regeln zu melden. In Deutschland standen Whistleblower-Systeme zunächst unter dem Generalverdacht, ein Denunziantentum zu fördern. Mittlerweile haben sie sich in größeren Unternehmen immer mehr durchgesetzt.

Bei den Hinweisempfängern kann es sich um unternehmensinterne oder externe Ansprechpartner handeln. Auch Rechtsanwälte bieten diesen Service an. Die Beauftragung von Anwälten hat insbesondere den Vorteil, dass diese der gesetzlichen Schweigepflicht unterliegen und die rechtliche Relevanz von Meldungen einschätzen können.

Zusätzlicher Einsatz eines Ombudsmanns zweckmäßig?

Zusätzlich zu einer Whistleblower-Hotline setzen immer mehr Unternehmen einen Ombudsmann ein. Auch bei einem Ombudsmann können Mitarbeiter oder Externe Compliance-Verstöße melden. Wie eine Whistleblower-Hotline soll auch der Einsatz eines Ombudsmanns helfen, Compliance-Verstöße aufzudecken, eine effektive Aufklärung/Prävention von Verstößen zu gewährleisten und die Haftungsrisiken des Unternehmens und der Geschäftsführung zu reduzieren. Angesichts der ähnlichen Zielsetzung und Aufgabenstellung von Ombudsmann- und Whistleblower-System stellt sich die Frage, ob die Implementierung beider Systeme tatsächlich sinnvoll ist.

Der besonderen Stellung des Ombudsmanns ist Rechnung zu tragen

Da weder Aufgaben und Funktion eines Ombudsmanns noch die eines Whistleblower-Systems allgemein verbindlich festgelegt sind, können beide Modelle – im Rahmen der gesetzlichen Grenzen (insbesondere im Datenschutz- und Arbeitsrecht) – beliebig ausgestaltet werden. Unternehmen könnten daher Whistleblower- und Ombudsmann-Systeme theoretisch auch identisch konzipieren. Dies ist natürlich wenig sinnvoll. Stattdessen sollte der Ombudsmann die Funktion erfüllen, die ihm gemeinhin zugeschrieben wird, nämlich die eines neutralen Vermittlers.