Wenn der Chef ausfällt…

Nur wenige Unternehmer haben konkrete Notfallpläne

Sie sind Unternehmer oder Freiberufler? Dann stellen Sie sich einmal vor, auf der Heimfahrt heute Abend fährt Ihnen ein Betrunkener in den Wagen: Sie liegen drei Monate schwer verletzt auf der Intensivstation, dann sind Sie weitere drei Monate auf Reha und stehen unter starken Medikamenten. Nach einem halben Jahr kommen Sie in den Betrieb zurück. Gibt es Ihr Unternehmen, Ihre Kanzlei oder Praxis dann noch oder ist Ihr Lebenswerk zerstört? Die Kunden abgewandert, die Projekte eingeschlafen, die besten Mitarbeiter weg?

Wer jetzt sagt, „das passiert mir nicht“, ist nicht allein. Das Erstellen konkreter Notfallpläne gehört nämlich nicht zu den Stärken der meisten Unternehmer. Krankheit, Unfall oder gar Tod sind für Machertypen oft Tabuthemen. Gerade einmal drei von zehn Mittelstandsfirmen haben sich laut IHK mit dem Thema so beschäftigt, dass zumindest irgendeine Art von Notfallplan existiert. Bei zwei Dritteln der Unternehmen bricht dagegen Chaos aus: Wer kann und darf die Geschäfte weiterführen? Wo sind Pins, Tresorschlüssel, Passwörter, wichtige Dokumente und Konzepte? Hat überhaupt jemand eine Vollmacht für die Geschäftskonten? (…)Ohne professionelle Vorbereitungen stehen im Notfall alle Räder still: Rechnungen und Gehälter werden nicht bezahlt, Bestellungen, Angebote und Aufträge nicht bearbeitet, wichtige Entscheidungen können nicht getroffen werden. An Akquise neuer Kunden oder Konzeptarbeit ist erst gar nicht zu denken. Simple Lösungen für das Problem scheitern oft an juristischen Fallstricken: Wenn zum Beispiel der einzige Geschäftsführer einer Ein-Mann-GmbH ausfällt, dann darf die Geschäfte nicht einfach irgendwer fortführen. Ohne gültige Vollmacht spricht die Hausbank gar nicht erst mit dem selbsternannten Not-Manager.

Psychologisch mag die Verdrängung verständlich sein. Aus Sicht des Betriebswirts sind fehlender Notfallplan und unklare Nachfolgregelung schlicht und ergreifend schlechtes Management. Wer sich zwar gegen einen Datenverlust durch IT-Backup absichert, aber keine Vorkehrungen für den Ausfall des Chefs trifft, handelt ebenso unlogisch wie fahrlässig. Die Überlegung, “im Ernstfall machen das meine Frau und meine Kinder schon irgendwie”, geht häufig grandios schief. Dabei lässt sich das Unternehmen mit der richtigen Strategie und einigen praktischen Schritten wirksam schützen.

Erster Schritt: Szenarien durchdenken

Der Chef (und wo vorhanden auch seine Stellvertreter, Prokuristen oder Partner) sollten das Ausfall-Szenario ganz konkret durchspielen. Was passiert, wenn er für mehrere Monate ausfällt? Wer soll das Unternehmen fortführen und was brauchen diese Personen dazu? Welche Informationen, Vollmachten, Leitvorgaben muss man diesen zur Verfügung stellen? Wer nach möglichen Vertretern sucht, denkt natürlich oft an die nächsten Verwandten (Ehefrau, Kinder). Das kann funktionieren, in…