Weckruf eines Richters

Im Fall William A. Cross Construction Associates, INC., gegen American Manufatureers Mutual Insurance Company (2009 WL 724954 (S.D.N.Y.) hat Richter Andrew J. Peck eine Opinion abgegeben, die er selbst als “wake-up-call” verstanden haben wollte. Hintergrund des Falles war ein Streit über mutmaßliche Mängel und Verzögerungen beim Bau der Bronx County Hall of Justice entstanden war. Dabei sollten Unterlagen des Konstruktionsmanagements (Hill International) in die eDiscovery mit einfließen. Diese war selbst nicht verklagt. Die Kläger hatten Suchbegriffe vorgeschlagen, die jedoch weit über das Maß des Vernünftigen hinausgingen. Beispielhaft sei hier aufgeführt: “sidewalk”, “change order”, “driveway”, “access”, “build”, “claim” und “electrical”. Unschwer zu erkennen, dass eine Firma, deren Kernkompetenz Konstruktionsmanagement ist, anhand dieser Suchbegriffe in keinem Fall in der Lage sein dürfte, die relevanten Daten zu finden und zu produzieren. Weiterhin stellte das Gericht klar, dass bei einer Suche anhand dieser Begriffe letztlich die gesamte E-Mail Korrespondenz der Hill International gesichert und demnach auch gesichtet werden müssten.

Der Projekt Owner, die Dormitory Authority of New York (DASNY) hatte als Suchbegriffe vorgeschlagen: “DASNY”, “Dormitory Authority”, “Authority”, “Court” in Verbindung mit “Hall of Justice” und die Namen der Beteiligten Firmen.

Hierzu das Gericht: ” The Court is no keyword expert, but if one is searching for “Authority”, to also search for “Dormitory Authority” is redundant.”

Das Gericht beruft sich in seiner Meinung auch auf Richter Grimm, der in einem anderen Verfahren feststellte, dass Suchbegriffe eine wichtige und gute Möglichkeit darstellen, um relevante Daten zu finden und bereitzustellen. Dennoch bestehen auch Limitierungen und Risiken, die sich eben bei der Erstellung von Suchbegriffslisten ergeben, wenn die Auswahl nicht auch durch technische oder gar wissenschaftliche Experten verifiziert werden.

Das Fazit des Gerichts:

“Electronic Discovery requires cooperation between opposing counsel and transparnecy in all aspects of preservation and production of ESI. Moreover, where counsel are using keyword searches for retrieval of ESI, they at a minimum must carefull…