Wann ist die Übermittlung einer Rechnung per E-Mail oder Fax zulässig?
am 03.03.2008 von IT-Recht Kanzlei - Nachrichten
Der nachfolgende Beitrag beschäftigt sich mit den umsatzsteuerlichen Voraussetzungen bei der elektronischen Übermittlung von Rechnungen. Der Beitrag wurde uns freundlicherweise durch die Steuerberatungsgesellschaft mbH www.s-w-a.de zur Verfügung gestellt.
A. Voraussetzungen
I. Zustimmung des Rechnungsempfängers
Nach § 14 I S. 2 UStG sind Rechnungen nur bei Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg zu übermitteln.
Die Zustimmung des Empfängers bedarf dabei keiner besonderen Form; es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll (A 184a I UStR 2008).
II. Gewährleistung der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts
Nach § 14 III UStG müssen bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleitstet sein. Dies kann grundsätzlich auf zwei Arten erfolgen, nämlich
mit qualifizierter elektronischer Signatur mit oder ohne Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz (A 184a III UStR)
oder
im sog. EDI-Verfahren (electronic data interchange) mit einer zusätzlichen zusammenfassenden Rechnung (Sammelrechnung, entweder in Papierform oder in elektronischer Form mit qualifizierter elektronischer Signatur).
Zu beachten sind die folgenden Besonderheiten:
Email: Wird eine Rechnung per Email übermittelt, ist eine qualifizierte elektronische Signatur nach § 14 III Nr. 1 UStG erforderlich (A 184a V Nr. 1 UStR 2008). Andernfalls steht dem Rechnungsempfänger kein Vorsteuerabzug zu. Ein Ausdruck der per Email übersandten Rechnung verhilft dem Rechnungsempfänger nicht zum Vorsteuerabzug, da die Rechnung elektronisch übermittelt wurde.
Das EDI-Verfahren ist bei Versendung von Rechnungen per Email aus umsatzsteuerlicher Sicht nicht anwendbar.
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