Steuerfalle Elektronische Rechnung

Jeder kennt den Grundsatz “Keine Buchung ohne (ordnungsgemäßen) Beleg”, handelt aber nicht immer danach. Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, ihre Rechnungen nur noch auf elektronischem Wege zu versenden. Und in der Hektik des Alltags bleibt die elektronische Rechnung beim Empfänger dann meist im Postfach liegen. Die Rechnung wird im besten Falle noch ausgedruckt und abgeheftet. In unzähligen Fällen wird die elektronische Rechnung jedoch nicht mal ausgedruckt und verschwindet dann im Nirvana der E-Mail und Spam Flut.

Betriebsausgaben können jedoch nur dann gewinnmindernd abgezogen werden, wenn zumindest ein Beleg vorliegt und der betriebliche Zusammenhang anhand dessen festgestellt werden kann. Noch strenger ist die Handhabung bei der Umsatzsteuer, denn ein Vorsteuerabzug ist gem. § 15 UStG von der Vorlage einer ordnungsgemäßen Rechnung abhängig. Die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung ergeben sich aus § 14 Abs. 4 UStG und sind seit 1.7.2004 für alle Unternehmer verbindlich. Danach muss eine ordnungsgemäße Rechnung insbesondere folgende Pflichtangaben enthalten:

Vollständiger Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers, Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum der Rechnung, Fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmalig zur Identifizierung der Rechnung vergeben wird, Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder Art und Umfang der Leistung, Aufschlüsselung des Entgelts nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen, Im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, z. B. Skonto oder Rabatte, bei Lieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück ein Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht, Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, auch wenn eine Übereinstimmung mit dem Rechnungsdatum besteht.

Unter Rabatten sind z.B. Preisnachlässe auf Barzahlung, Treue, Wiederverkauf (Wiederverkäufer- und Großhandelsrabatt) u.ä. zu verstehen. Skonto und Rabatte werden also üblicherweise bereits in der Rechnung ausdrücklich ausgewiesen, sodass beim Rechnungsempfänger nur der jeweilige Nettobetrag nach Abzug des Skonto oder des Rabatt zu erfassen ist.

Soweit so gut. Jedem wird klar, dass die Voraussetzungen nicht gegeben sind, wenn eine Rechnung schlichtweg in den Buchhaltungsunterlagen fehlt. Komlizierter wird die Rechtslage jedoch bei einer elektronischen Rechnung, da das Finanzamt nur Rechnungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur anerkennt. Kaum jemandem ist die “einfache elektronische Signatur” ein Begriff, von der “qualifizierten elektronischen Signatur” daher ganz zu schweigen. Letztere garantiert zusätzlich die Authentizität und Integrität einer Rechnung.

Die gesetzlichen Anforderungen an den Versender ei…

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