Schriftform bei vertraglichen Ausschlussfristen: im Original unterzeichnet, E-Mail oder Fax?

Beruht die Schriftform auf einem Gesetz, so muss zur Wirksamkeit das Dokument im Original eigenhändig unterzeichnet sein (§ 126 BGB). Das gilt z.B. für ein Arbeitszeugnis, § 109 Abs. 3 GewO, und die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag (§ 623 BGB). Eine Kündigung per E-Mail, Scan, Fax oder in Kopie ist unwirksam. Das gleiche gilt für die nicht schriftlich vereinbarte Befristung eines Arbeitsverhältnisses (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Das Arbeitsverhältnis besteht dann auch nach Ablauf der Befristung unbefristet fort.

Die gewillkürte Schriftform dagegen taucht häufig auf im Zusammenhang mit arbeitsvertraglich vereinbarten Ausschlussfristen für Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis, denn diese müssen nicht bereits von Gesetzes wegen schriftlich geltend gemacht werden. Die Ausschlussfrist muss mindestens 3 Monate für die Geltendmachung vorsehen, ansonsten ist sie bereits aus diesem Grunde unwirksam (vgl. BAG 28.09.2005, Az. 5 AZR 52/ 05).

Am 16.12.2009 hat das BAG aktuell entschieden, dass eine vertragliche schriftliche Ausschlussfrist auch dann gewahrt ist, wenn sie vom Arbeitnehmer fristgerecht per E-Mail geltend gemacht wird (BAG 16.12.2009, Az. 5 AZR 888/08). Das gilt aber nur dann, wenn das E-Mail-Schreiben den Namen des Absenders enthält und die Erklärung durch eine Grußform und die Wiederholung des Namens kenntlich gemacht ist.

Rechtliche Grundlage hierfür ist § 127 Abs. 2 Satz 1 BGB. Danach genügt zur Wahrung der durch Rechtsgeschäft bestimmten schriftlichen Form (gewillkürte Schriftform) die telekommunikative Übermittlung. Erfasst sind damit neben dem Telefax auch die E-Mail. Etwas anderes gilt nur dann, wenn die Parteien etwas anderes wollten und dies auch zum Ausdruck kommt. Der Text muss dabei so zugehen, dass er dauerhaft aufbewahrt werden oder der Empfänger einen Ausdruck anfertigen kann, da zwar auf die Unterschrift, nicht aber auf die textlich verkörperte Erklärung verzichtet wird. Der Inhalt einer elektronischen Datei mit Schriftzeichen kann vom Empfänger entweder …