Schmeiß die alten Akten aus dem Schrank! – die elektronische A b l a g e

Ich habe heute meinen neuen Kopierer bekommen, von Toshiba, wie das Gerät davor. Es soll die Führung unserer elektronischen Akten (im pdf-Format) erleichtern. Darüber später mehr.

Viele Kollegen, die mir und meinem Macbook im Termin begegnen, sind skeptisch, was elektronische Akten betrifft. Soll mir egal sein, ich kann verstehen, dass man mit einer Papierakte glücklich sein kann.

Wir machen aber jetzt auch eine elektronische Ablage und da sollten Sie zuhören. Dies ist ohne neue Software, neuen Workflow, Mitarbeiterschulung, was auch immer zu verwirklichen.

Wir legen ab morgen Akten nicht mehr als Papierakte ab, sondern die Akten werden eingescannt und dann vernichtet.

Die Akte wird mit allen Schikanen wie Rechnungen etc, die für das Finanzamt aufgehoben werden müssen, eingescannt, keine Trennung wegen unterschiedlicher Aufbewahrungsfristen, keine Vergabe von Ablagenummern etc. Brutalscan, Vor-und Rückseite, keine Kompromisse, alles wird gescannt. Die Scans werden in eine lesbare pdf-Datei umgewandelt und gespeichert. Auf der Festplatte, ein Terrabyte (!) kostet weniger als 100 €, bleiben sie bis an das Ende ihrer Tage.

Dies hat folgende Vorteile:

Wenn die Akte gebraucht wird, wird die Datei einfach aufgerufen. Wird Sie tatsächlich noch einmal gebraucht, und Sie haben keine elektronische Aktenführung, wird sie wieder ausgedruckt. Bei elektronischer Akte steht sie sofort wieder zur Verfügung, genauer, sie war nie weg.

Keine vollen Keller…