Regelungsbedürftige Punkte für die Nutzung der Telekommunikationsanlagen (E-Mail, Telefon etc.) (9. Teil der neuen Serie der IT-Recht Kanzlei zu den Themen E-Mailarchivierung und IT-Richtlinie)

Der 9. Teil der Serie zeigt die nicht nur möglichen, sondern vielmehr notwendigen Punkten auf, die in einer IT-Richtlinie geregelt werden sollten, um die Nutzung der gesamten Telekommunikation in einem Unternehmen rechtsicher zu gestalten.

Die E-Mailarchivierung ist zwar ein zentraler Punkt, jedoch sollten bei der Erstellung einer IT-Richtlinie noch einige Punkte mehr beachtet werden. Im Folgenden werden diese aufgelistet und kurz beschrieben. Sie sind unseres Erachtens unbedingt regelungsbedürftig.

1. Ziel und Zweck der Richtlinie 2. Geltungsbereich / Verantwortlichkeit

2.1. Geltungsbereich der Richtlinie: für welche Beschäftigten, für welche Betriebsteile, für mobile Arbeit, auch außerhalb der Geschäftsräume? 2.2. Wer trägt die Verantwortlichkeit für die Richtlinie?

3. Arbeitsplatz

3.1. Allgemeine Regeln am Arbeitsplatz beispielsweise: unbeaufsichtigte Rechner für Dritte nicht frei zugänglich lassen; Verhalten bei geplanter Abwesenheit (z. B. längere Besprechungen, über Nacht/ das Wochenende, Dienstreisen, Urlaub, Fortbildungsveranstaltungen) 3.2. Nutzung der betriebseigenen Hard- und Software 3.2.1. Nutzungsbedingungen, Pflege, Störungsmeldung unter anderem: (Un-) Zulässigkeit der Verwendung von Instant-Messaging-Programmen, alternativen Browsern oder alternativen E-Mail Clients 3.2.2. Verbote zum Beispiel: Benutzung betriebsfremder Hardware oder Software ohne die gültige Lizenz zu installieren, zu speichern oder in irgendeiner Form zu nutzen

4. Daten

4.1. Speicherung und Datenhaltung beispielsweise: Datenspeicherung auf Netzwerklaufwerken oder lokalen Laufwerken 4.2. Datensicherheit unter anderem: Schutz vor unerlaubtem bzw. unbeabsichtigtem Zugriff oder Möglichkeit des Zugriffs auf die Daten durch einen Vertreter (bei Abwesenheiten, Krankheit etc.) 4.3. Datensicherung zum Beispiel: Besondere Regelung für besonders wichtige Backups

5. Telefondienste

Umfasst sind Endgeräte (Festnetztelefone, Mobilteile, das Telefaxgerät), die hausinterne Telefonanlage samt Anschlüsse sowie die Mobiltelefone 5.1. Nutzung 5.1.1. Allgemeines 5.1.2. Mobiltelefon dauerhaftes Mobiltelefon, ausgeliehenes Mobiltelefon 5.1.3. Private Nutzung Unter anderem: Umfang, Tageseiten, Zulassung der privaten Nutzung ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers 5.2. Kontrolle 5.2.1. Nicht personenbezogene Stichproben 5.2.2. Keine Leistungs- und Verhaltenskontrolle 5.2.3. Mobilfunk Dokumentation über den Einzelgebührennachweis durch den Netzbetreiber

6. E-Mail und Internet

6.1. Nutzung zu dienstlichen Zwecken 6.1.1. Nutzungsvorgaben zum IT-System „E-Mail“ Beispielsweise: mehrmals tägliches Überprüfen des Postfachs; Zugang zu den E-Mails für einen Vertreter bei urlaubs- oder krankheitsbedingter und unerwarteter Abwesenheit; Verpflichtende Angabe einer stand…

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