Erleichterungen bei elektronischen Rechnungen: Steuervereinfachungsgesetz 2011 beschlossen

Nach monatelangem Ringen haben Bundestag und Bundesrat am 23. September 2011 dem sog. Steuervereinfachungsgesetz 2011 in der Fassung der Beschlussempfehlung des Vermittlungsausschusses (Beschlussempfehlung Finanzausschuss 17/6146) zugestimmt (BT-Drs. 17/7025; BR-Drs. 568/11).

Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 werden die steuerlichen Voraussetzungen an eine elektronische Rechnung deutlich herabgesetzt, um eine Gleichbehandlung der elektronischen Rechnung mit der Papierrechnung herbeizuführen. Voraussetzung für die Anerkennung der Rechnung ist der Nachweis ihrer Echtheit und Unversehrtheit. Dafür sieht das Umsatzsteuergesetz neben der qualifizierten elektronischen Signatur und dem EDI-Verfahren jetzt eine neue, dritte Möglichkeit vor. Damit können auch elektronische Rechnungen zum Vorsteuerabzug berechtigen, ohne dass es einer Signatur bedarf. Unberührt von den Gesetzesänderungen bleiben die Anforderungen an Papierrechnungen.

Die Gesetzesneufassung sieht eine Änderung des § 14 Abs. 1 und 3 UStG vor, die jedoch grundsätzlich nichts an den wesentlichen Voraussetzungen ändert, welche die Anerkennung einer auf elektronischem Wege per E-Mail, im EDI-Verfahren, als PDF- oder Textdatei, per Computer-Telefax oder Fax-Server (nicht aber Standard-Fax) übermittelten und empfangenen Rechnung erfordert. Vielmehr werden lediglich die Möglichkeiten erweitert, durch welche die Echtheit der Herkunft (sog. Authentizität), die Lesbarkeit der Rechnung sowie die Unversehrtheit ihres Inhalts (sog. Integrität, Pflichtangaben i.S.d. § 14 Abs. 4 UStG) als abstrakte Voraussetzungen erfüllt werden können.

Wie der Rechnungsempfänger diese Anforderung erfüllt, legt ausschließlich er selbst fest. So kann er beispielsweise ein internes Kontrollmeldeverfahren einsetzen, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung ermöglicht. Aus eigenem Interesse schon wird das Unternehmen prüfen, ob die erhaltene Rechnung in der Substanz korrekt ist, der Rechnungsaussteller tatsächlich einen Zahlungsanspruch hat und die angegebene Zahlungsverbindung zutreffend ist, damit das Unternehmen tatsächlich nur Rechnungen begleicht, zu deren Begleichung es verpflichtet ist. Diesen Abgleich kann das Unternehmen mit Hilfe eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesen oder auch manuell vornehmen.

Damit ändert sich grundsätzlich nichts an den Anforderungen, welche bereits nach geltendem Recht für den Vorsteuerabzug erbracht werden müssen, für welchen der Unternehmer die Feststellungslast trägt. § 147 AO gilt für die Aufbewahrung der Rechnungen entsprechend, daher hat der Unternehmer die Rechnung auf einem Datenträger in einem originären Format zu speichern, das spätere Änderungen nicht mehr zulässt. Die bisherigen Verwaltungsanweisungen gelten grundsätzlich weiterhin. Zusätzlich ist dem Unternehmer jedoch ein Nachweis über die erfolgte Prüfung der Rechnung zu empfehlen (sog. Verfahrensdokume…