E-Mailarchivierung – wie E-Mails archiviert werden sollten
am 28.07.2008 von http://www.it-recht-kanzlei.de/
Wieso es sinnvoll, ja sogar zwingend notwendig ist, E-Mails zu archivieren, wurde im vorangehenden Artikel dargelegt. Aber wie muss bzw. kann eine ordnungsgemäße Archivierung von E-Mails in Unternehmen umgesetzt werden?
1. Gesetzliche Vorgaben
Hinsichtlich der Umsetzung müssen folgende, aus dem Steuerrecht stammende, gesetzliche Vorschriften zur Dauer und Art der Aufbewahrung beachtet werden. Gemäß § 147 Abgabenordnung (AO) sind die als Handels- oder Geschäftsbriefe einzustufenden E-Mails sechs Jahre aufzubewahren. Sollten die E-Mails dagegen Buchungsbelege, Rechnungen, Bilanzen, Jahresabschlüsse oder auch Lageberichte enthalten, betragen die Aufbewahrungsfristen 10 Jahre. In anderen Steuergesetzen können jedoch kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sein. Nach Ablauf der Frist brauchen die Unterlagen nur noch aufbewahrt zu werden, wenn und soweit sie für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen von Bedeutung sind. Hinsichtlich der Art muss eine fälschungssichere sowie dauerhafte Speicherung der Daten in elektronischer Form und ihre Auffindbarkeit und Abrufbarkeit gewährleistet werden. Dabei bevorzugt das Gesetz keine bestimmte Methode der Speicherung. Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse sowie der Eröffnungsbilanz ist es in rechtlicher Hinsicht laut § 147 AO unproblematisch, die E-Mails auch als Wiedergabe auf einem Bildträger (z.B. Fotokopien, Mikrofilme) oder auf anderen Datenträgern (z.B. Magnetbänder, Magnetplatten, Disketten) aufzubewahren, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie …
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