E-Mail-Archivierung vs. Privatnutzung

War die E-Mail-Archivierung in der Vergangenheit vor allem für große Firmen ein Thema, so ist dieses mittlerweile in kleinen und mittelständischen Unternehmen angekommen. Auch dort hat sich bereits die Erkenntnis verbreitet, dass beispielsweise E-Mails Handelsbriefe i.S. von § 257 HGB sein können.

Zwar ist der Kaufmann in der Form der Archivierung frei, das heißt er kann die relevanten E-Mails einfach ausdrucken und dann ordnungsgemäß aufbewahren – Handelsbriefe z.B. sechs Jahre lang. Er kann sie aber auch elektronisch archivieren.

Mittlerweile sind zahlreiche Softwarelösungen am Markt, die eine rechtssichere Archivierung anbieten und auch den Grundsätzen zum Datenzugriff und der Überprüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) entsprechen.

Aus der Praxis kann berichtet werden, dass hierbei ein Teilbereich gerne übersehen wird: Die erlaubte oder geduldete Privatnutzung der dienstlichen E-Mail durch die Mitarbeiter. Dieses Thema ist zwar nicht neu, auch an dieser Stelle ist dazu bereits einiges veröffentlicht, gewinnt aber unter dem Archivierungsgedanken eine weitere Dimension.

So rief mich letztens ein IT-Leiter an, der mir von der geplanten neuen E-Mail Archivierung berichtete. Bereits auf dem Gateway (und hinter dem Spam-Filter) wird von jeder eingehenden Mail ein Duplikat erstellt. Eine Mail wird dann zugestellt, die Dublette geht direkt in die Archivierung. So weit, so gut. Das betroffene Unternehmen hatte aber eine Betriebsvereinbarung zur Privatnutzung abgeschlossen. Dort war vereinbart, dass jeder Mitarbeiter die privaten Mails eigenverantwortlich behandelt – also z.B. direkt nach Erhalt löscht – so dass ein Zugriff des Arbeitgebers ausgeschlossen wird.

Was tun? Die Lösung bestand darin, Transparenz herzustellen, sich erneut mit dem Betriebsrat zusammenzusetzen und die Betriebsvereinb…