Die Emanzipation der elektronischen Rechnung

Geschäftsbriefe werden heutzutage weitgehend durch E-Mails ersetzt, nur Rechnungen kommen in der Regel noch mit der Post. Ein Grund hierfür sind die hohen Anforderungen, die das Steuerrecht an elektronische Rechnungen stellt. Eine Reform der Mehrwertsteuersystemrichtlinie schafft nun Abhilfe. Herzstück der Reform ist die Gleichbehandlung von elektronischen Rechnungen und Rechnungen in Papierform.

Die Reform der Mehrwertsteuersystemrichtlinie ist bereits seit 2007 im Gange. Nach einem Kommissionsentwurf aus dem Januar 2009 hat der Rat für Wirtschaft und Finanzen der EU (Ecofin-Rat) mit Beschluss vom 26. März 2010 einen geänderten Entwurf vorgelegt. Diesen hat der EU-Ministerrat am 13. Juli 2010 mit erneuten Modifikationen, jedoch im Wesentlichen unverändert angenommen.

Laut Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. verschicken allein die deutschen Unternehmen pro Jahr mehr als sechs Milliarden Rechnungen. Es besteht also ein ganz erhebliches Einsparungspotenzial. Im aktuellen Umsetzungsplan der Bundesregierung für den Bürokratieabbau wird es mit 3,5 Milliarden Euro beziffert. Für ganz Europa errechnet die Kommission nach dem EU-Standardkostenmodell ein Einsparvolumen von bis zu 18 Milliarden Euro pro Jahr.

Da die Mitgliedstaaten die Mehrwertsteuersystemrichtlinie jedoch sehr unterschiedlich umgesetzt haben und teilweise sehr hohe Anforderungen an eine elektronische Rechnung stellen, ist der Verbreitungsgrad elektronischer Rechnungen mit etwa fünf Prozent nach wie vor gering. In Deutschland etwa müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung gemäß § 14 Abs. 3 UStG durch eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung oder durch elektronischen Datenaustausch (EDI) sichergestellt werden.

Diese Pflicht zur elektronischen Signatur soll nun entfallen. Elektronische Rechnungen und Papierrechnungen werden damit gleichgestellt. Während der Kommissionsentwurf noch eine Streichung jeglicher Verweise auf elektronische Signaturen bzw. EDI vorsah, erwähnt die vom Rat verabschiedete Fassung diese noch als Technologien, die Herkunft und Unversehrtheit einer elektronischen Rechnung sicherstellen können (Artikel 233 Abs. 2 n.F.). Zwingend vorschreiben dürfen die Mitgliedstaaten den Einsatz solcher Verfahren jedoch nicht mehr.

Jeder Steuerpflichtige soll künftig selbst festlegen, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Dauer der Aufbewahrung der Rechnung gewährleistet werden (Artikel 233 Absatz 1 n.F.). Formal beziehen sich diese Anforderungen auf Papierrechnungen und auf elektronische Rechnungen gleichermaßen. Zumindest die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts dürften jedoch bei einem unterschriebenen Papierdokument ohne weiteres nachzuweisen sein. Insofern s…