BFH akzeptiert Belegaufbewahrung als PDF/TIF

Eine GmbH hatte die Belege gescannt und anschließend vernichtet. Als Scanformat waren in diesem Fall PDF-Dateien verwendet worden:

Das im Streitfall von der Antragstellerin vor der Vernichtung der Originale praktizierte Einscannen und Digitalisieren der in Papierform erstellten Rechnungen, d.h. die Speicherung von Abbildern der Rechnungen in Form so genannter pdf- oder tif-Dateien auf Festplatten, CD-ROM oder sonstigen Speichermedien ist eine zulässige Form der Aufbewahrung. Anstatt einer Aufbewahrung im Original lässt § 147 Abs. 2 AO u.a. für Handels- oder Geschäftsbriefe die Aufbewahrung als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf einem anderen Datenträger zu, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten bei Lesbarmachung mit den Originaldokumenten bildlich übereinstimmen (§ 147 Abs. 2 Nr. 1 AO) und wenn sie während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO).

Die haben großes Vertrauen in PDF- und TIF-Dateien.

Allerdings will sich das Finanzamt dann bei den Betriebsprüfungen auch vollständigen Zugriff auf das elektronische Belegarchiv geben lassen. Die Transparenz für den Betrieb hat daher einen weiteren, vielleicht so nicht gewünschten Nebeneffekt.

BFH, Beschluss vom 26.09.2007, I B 53, 54/07