Basics Aufsichtsratssitzung (10): Das Sitzungsprotokoll

Ein wichtiges Element der Formalien einer Aufsichtsratsitzung steht heute im Mittelpukt unserer Serie: Das Protokoll.

Welchen Inhalt muss das Protokoll haben?

Über die Sitzungen des Aufsichtsrates ist eine Niederschrift anzufertigen, die der Vorsitzende zu unterzeichnen hat. Das Protokoll muss den Ort und Tag der Sitzung, die Teilnehmer, die Gegenstände der Tagesordnung, den wesentlichen Inhalt der Verhandlungen und die Beschlüsse des Aufsichtsrates angeben. Auf Verlangen ist jedem Mitglied des Aufsichtsrates eine Abschrift des Protokolls auszuhändigen (vgl. § 107 Abs. 2 AktG).

Wichtig ist, dass die Beschlüsse vollständig und genau protokolliert werden. Wenn keine Einstimmigkeit bestand, sind Ja- und Neinstimmen sowie Enthaltungen anzugeben. Auf bloße stichwortartige Aufzeichnungen sollte verzichtet werden. Der Beratungsablauf ist nur seinem wesentlichen Inhalt nach anzugeben. Einer förmlichen Genehmigung des Protokolls bedarf es nicht. Es ist aber üblich, dass in Aufsichtsratssitzungen das jeweilige Protokoll der vorangegangenen Aufsichtsratssitzung formell genehmigt wird. Das Protokoll hat eine Beweisfunktion! Es trägt die tatsächliche Vermutung, dass die Beschlüsse so gefasst wurden, wie sie protokolliert worden sind. Die ordnungsgemäße Niederschrift ist aber keine Wirksamkeitsvoraussetzung für Aufsichtsratsbeschlüsse (§ 107 Abs. 2 Satz 3 AktG).

Wer führt das Protokoll und verwahrt es?

Protokollführer kann ein Externer oder ein Mitglied des Aufsichtsrates sein. Die Hinzuziehung eines Externen ist nach herrschender Meinung möglich, wenn kein Aufsichtsratsmitglied widerspricht. Es ist zweckmäßig, dass der Aufsichtsratsv…