Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Emails - Teil 1

Im Zusammenhang mit dem Thema der Pflichtangaben in geschäftlichen Emails wurde nach Aufbewahrungsfristen für solche Emails gefragt.

Das Thema der Aufbewahrungsfristen ist insgesamt sehr umfangreich. Dies wird deutlich, wenn ich zunächst darauf hinweise, mit welchen Vorschriften diese kurze Stellungnahme sich nicht befasst. Es sind dies arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Aspekte, das Umsatzsteuer- und Lohnsteuerrecht sowie sonst im Bereich des Steuerrechts die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Man sieht, hierzu kann noch einiges berichtet werden.

Die Archivierung von Daten ist in allgemein-zivilrechtlicher Hinsicht schon im Zusammenhang mit der Dokumentation von Rechtsgeschäften von erheblicher Bedeutung und dies gilt nicht etwa nur für den Bereich des Fernabsatzes. Auch allein innerhalb eines Unternehmens ausgetauschten Email-Nachrichten kann erhebliche rechtliche Bedeutung zukommen, etwa im Rahmen der Berichtskette zur Geschäftsleitung, von dort absteigenden Anweisungen und Kontrollmaßnahmen oder der Kommunikation mit dem Betriebsrat.

Zivilprozessual ist die Datenarchivierung vor allem von beweisrechtlicher Bedeutung. Die anderen Rechtsgebieten entstammenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können vor Gericht von Einfluss auf Aspekte der Darlegungs- und Beweislastverteilung sein. Vermag auf Daten vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht mehr zugegriffen zu werden, besteht das Risiko von Rechtsnachteilen im Prozess.

Die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten gelten nur für Kaufleute, also (Handels-) Gewerbetreibende, deren Geschäftsbetrieb eine kaufmännische Einrichtung erfordert, ungeachtet dieses Erfordernisses im Handelsregister eingetragen ist oder in der Form einer Handelsgesellschaft organisiert ist (Ausnahme von all dem: land- und forstwirtschaftliche Betriebe). Sie dienen vor allem der Gewährleistung von Aufklärungs- und Beweismöglichkeiten im Zivilprozess (§§ 258 - 260 HGB).

Geordnet aufzubewahren sind Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte (ggf. auch Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte) sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, die empfangenen Handelsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe und die Belege für Buchungen in den Handelsbüchern, § 257 Abs. 1 HGB.

Dabei gelten als Handelsbriefe nur diejenigen Schriftstücke, welche ein Handelsgeschäft betreffen (nach § 343 Abs. 1 HGB [Rechts-]Geschäfte des Kaufmanns, die zu dem Betrieb seines Handelsgewerbes gehören), § 257 Abs. 2 HGB. Auch Email-Nachrichten können Handelsbriefe in diesem Sinne sein.

Unter den Voraussetzungen des § 257 Abs. 3 HGB können die genannten Unterlagen mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse auch a…