E-Mail im Unternehmenseinsatz

Ist eine E-Mail rechtsverbindlich? Können Verträge per E-Mail geschlossen werden? Muss ich E-Mails an Kunden verschlüsseln? E-Mail, elektronische Post und Nachrichten, sind aus der Unternehmenspraxis nicht wegzudenken. Und dennoch ist in der anwaltlichen Beratungspraxis nahezu täglich zu erleben, dass vielen Beteiligten die genauen rechtlichen Regeln unklar sind.

E-Mail – was ist gemeint?

Zunächst ist zu klären, was genau unter E-Mail zu verstehen ist. Neben den klassischen Mailsystemen, bestehend aus Mailservern (per SMTP/POP3/IMAP) und Mailsoftware (Clients), etwa Micsosoft Outlook oder Thunderbird oder Apple Mail, gibt es eine Vielzahl weiterer Systeme, über die elektronische Post übermittelt wird. Zu denken ist an Chat-System, Listserver, aber auch Kommentar-Funktionen, verteilte Plattformen mit der Möglichkeit zum Nachrichtenaustausch usw. usf.

Es ist ratsam, eine Auflistung im Unternehmen anzulegen, welche elektronischen Kommunikationssysteme vorhanden sind und welche tatsächlich von den Mitarbeitern eingesetzt werden.

Es sollte gleich mit abgefragt werden, zu welchen Zwecken diese verwendet werden, wer der Anbieter ist, wo dieser seinen Sitz hat bzw. in welchem Land die zugehörigen Server angesiedelt sind.

E-Mail Recht – wo steht das?

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für E-Mails sind leider nicht zentral an einer Stelle festgelegt. Es kommt auf den jeweiligen Kontext der Benutzung an. Klassisches Beispiel: Wird das Medium E-Mail für die Korrespondenz mit den Kunden für die Begründung und Durchführung vertraglicher Leistungen eingesetzt? Oder wird E-Mail als Werbemittel eingesetzt? Handelt es sich um weitestgehend automatisierte Vorgänge wie bei Transaktionsbestätigungen?

Für ersteres gelten beispielsweise die Regeln zum Vertragsrecht, wie sie zunächst im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) festgeschrieben sind ...

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