Rückstellungen für „freiwillige“ Aufbewahrung von Mandantendaten – Wer macht schon etwas freiwillig?

von Robin Mujkanovic

Handels- wie steuerrechtlich sind für die Erfüllung von Aufbewahrungspflichten unstrittig Rückstellungen zu bilden. Das betrifft etwa die nach § 257 HGB aufzubewahrenden Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und Handelsbriefe. Dabei sind nicht sämtliche Unterlagen in Urschrift aufzubewahren, sondern teils können alternativ optische oder digitale Trägermedien platzsparend genutzt werden. Jüngst hat sich das FG Thüringen mit der Frage befasst, ob auch für Aufbewahrungsleistungen eine Rückstellung anzusetzen ist, wenn sie ohne zivilrechtliche Verpflichtung des Steuerberaters gegenüber Mandanten erbracht werden.

In Rechtsprechung und Literatur werden die Kriterien für den Ansatz von Verbindlichkeitsrückstellungen nicht einheitlich abgegrenzt. Man kann die Voraussetzungen aber mit Blick durch die handelsrechtliche Brille zu folgenden Kriterien verdichten:

  • Vorliegen oder Entstehen einer Außenverpflichtung mit hinreichender Wahrscheinlichkeit
  • Rechtliche oder wirtschaftliche Verursachung
  • Mit der Inanspruchnahme ist ernsthaft zu rechnen
  • Quantifizierbarkeit

Die Außenverpflichtung kann dabei aus einem zivilrechtlich begründeten Leistungszwang, einer öffentlich-rechtlichen oder aus einer rein faktischen Verpflichtung resultieren. Letztere basiert auf einem sittlichen, tatsächlichen oder wirtschaftlichen Zwang. Für die öffentlich-rechtliche Verpflichtung sieht die Finanzrechtsprechung eine besondere Konkretisierung als Voraussetzung. Das wohl am schwierigsten zu händelnde Kriterium ist die Verursachung bis zum Abschlussstichtag, wobei die wirtschaftliche Verursachung meist daran anknüpft, dass die Verpflichtung der Geschäftstätigkeit der Vergangenheit und damit den in der Vergangenheit erbrachten Erträgen zuzuordnen ist. Die rechtliche Verursachung setzt das Vorliegen sämtlicher Tatbestandsvoraussetzungen einer rechtlichen Verpflichtung voraus ...

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