Verfahrensdokumentation: Sie haben nur noch sechs Wochen Zeit

von Christian Herold

Laut Rn. 151 ff. der GoBD müssen buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtige Steuerpflichtige eine Verfahrensdokumentation erstellen, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt zwar kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Dennoch sollte keinem Mandanten geraten werden, auf eine Verfahrensdokumentation zu verzichten. Diese ist nämlich zu „versionieren“, das heißt, sie ist laufend anzupassen. Es wird vielfach nicht gelingen, diese kurz vor einer angekündigten Betriebsprüfung „nachzuschreiben.“ Der Ruf zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation mag bei vielen Mandanten ungehört verhallen. Geht es jedoch um bargeldintensive Betriebe, muss die Empfehlung lauten, die Dokumentation alsbald zu erstellen, denn mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 (BGBl 2016 I S. 3152) wird ab dem 1.1.2018 die Möglichkeit einer sog. Kassen-Nachschau eröffnet.

Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können Finanzbeamte ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können. Die von der Kassen-Nachschau betroffenen Steuerpflichtigen haben dem Amtsträger auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen (§ 146b AO). Damit müssen Steuerpflichtige ab dem 1.1 ...

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