Serie „Digitalisierung im Rechnungswesen“: Bringt der Umstieg auf elektronische Rechnungen überhaupt Vorteile?

Ja. Auf alle Fälle. Kostensenkung. Beschleunigung der Prozesse. Entlastung der Mitarbeiter. Schnellere Bearbeitung. Kein Verstreichen der Skontofrist mehr. Etwas viel auf einmal? Keine Sorge. Eine detaillierte Betrachtung erfolgt.

Die Papierrechnung ist laut aktueller Umfragen immer noch die Form, die von mehr als der Hälfte der Unternehmen bevorzugt wird. Wieso eigentlich? Papier sieht man. Man kann es anfassen. Es ist vorhanden. Der Umstieg auf eine pdf-Rechnung ist ungewohnt. Ist diese überhaupt rechtssicher? Der Jahreswechsel steht bald an. Und damit sicherlich auch ein Überdenken der Prozesse und Abläufe im Unternehmen. Ein neues Jahr ist immer eine gute Gelegenheit, Veränderungen anzugehen und umzusetzen. Das ist vielleicht etwas früh mit den guten Vorsätzen fürs neue Jahr. Aber diese wollen im Unternehmen geplant sein. Je nach Größe des Unternehmens müssen für die Umstellung der einzelnen Prozesse wenige Wochen bis mehrere Monate veranschlagt werden.

Eine Papierrechnung liegt im Briefkasten. Rechnungsbetrag: 3,50 EUR. Wenn alleine das Porto, die Kosten für den Briefumschlag und das Papier sowie die Umsatzsteuer abgezogen werden, bleibt nicht mehr viel übrig. Die sonstigen Kosten für das Produkt sind noch gar nicht abgezogen. Was dieses Beispiel zeigt: Bei jeder Papierrechnung fallen unter anderem Portokosten an. Durch Versenden von Rechnungen per E-Mail beispielsweise können diese vermieden werden. Kleinbeträge? In Europa werden derzeit schätzungsweise mehr als 30 Milliarden Rechnungen pro Jahr per Post verschickt. Bei diesem Umfang fallen nicht nur das Porto, sondern auch der Papierberg ins Gewicht.

Angenommen, jede Rechnung enthält genau ein Blatt Papier (Papierdicke 0,1 mm): Dann würden die Blätter aufeinander gestapelt eine Strecke von Freiburg im Breisgau nach Frankfurt am Main abgedeckt werden ...

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