beA-Start – Chancen für Kanzleimitarbeiter: Gastbeitrag von Viviane Schrader

Am 1. Januar 2018 geht es endlich los: Alle Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte in Deutschland müssen spätestens zu diesem Zeitpunkt ihr besonderes elektronisches Anwaltspostfach („beA“) so eingerichtet haben, dass sie empfangsbereit sind (passive Nutzungspflicht). Das bedeutet, dass sie zumindest regelmäßig in das Postfach sehen müssen, um eingegangene Schriftstücke in Empfang zu nehmen. Bestenfalls wird das beA ab Januar auch zum Versenden der Gerichtspost genutzt.

beA = Schreckgespenst für viele Kanzleien
Viele Kanzleien fühlen sich von beA abgeschreckt und versuchen, die Nutzung zu vermeiden (was nicht möglich sein wird). Das beA ist jedoch kein Schreckgespenst, sondern bietet eine hervorragende Gelegenheit, die Mandatsbearbeitung modern und effizient zu gestalten und einhergehend bestehende Arbeitsabläufe in der Kanzlei zu verschlanken. Die Kommunikation mit den Mandanten wird in den meisten Kanzleien schon seit geraumer Zeit fast vollständig durch E-Mail getätigt. Warum also nicht auch die Korrespondenz mit den Gerichten in die Zukunft heben und beA schnellstmöglich einrichten?! beA muss als Chance gesehen und genutzt werden!

Vorteile von beA
Ein Vorteil liegt sofort auf der Hand: Die durch Textverarbeitungsprogramme erstellten Schreiben und Schriftsätze müssen künftig nicht mehr ausgedruckt und unterschrieben werden. Sie können direkt in eine Nachricht im beA hochgeladen und vor Versand signiert werden. Man spart den Ausdruck und die Mehrfertigung von beglaubigten und einfachen Abschriften. Dasselbe gilt für Anlagen. Diese müssen lediglich eingescannt und dann zur Nachricht hochgeladen werden. Auch hier spart man die Vervielfältigung für den Gegner.

Ebenso verfährt man mit eingehender Gerichtspost. Diese kann elektronisch archiviert und dann mittels einem normalen Mailprogramm an den Mandanten weitergeleitet werden ...

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