Die wichtigsten Fragen zur Verpflichtung auf das Datengeheimnis

von Christian Quietzsch

In der täglichen Praxis als externer betrieblicher Datenschutzbeauftragter ergeben sich immer wieder Fragestellungen rund um die Verpflichtung auf das Datengeheimnis nach § 5 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Auf Seiten von Unternehmen bestehen häufig Unklarheiten hinsichtlich der erforderlichen Maßnahmen. Auf Seiten von Mitarbeitern schürt die Verpflichtung häufig Sorgen und Ängste. Dieser Beitrag beantwortet die wichtigsten Fragen:

Was ist die Verpflichtung auf das Datengeheimnis?

5 BDSG lautet:

Den bei der Datenverarbeitung beschäftigten Personen ist untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen (Datengeheimnis). Diese Personen sind, soweit sie bei nicht-öffentlichen Stellen beschäftigt werden, bei der Aufnahme ihrer Tätigkeit auf das Datengeheimnis zu verpflichten. Das Datengeheimnis besteht auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit fort.

Unternehmen unterliegen also der Pflicht, Mitarbeiter, die personenbezogene Daten verarbeiten (von Kunden, Mitarbeitern, Geschäftspartnern usw.), auf das Datengeheimnis zu verpflichten. Die Mitarbeiter sind anzuweisen, mit personenbezogenen Daten nicht unbefugt umzugehen. Es handelt sich um einen formellen Akt, der vor allem eine Sensibilisierung der betroffenen Mitarbeiter bewirken soll. Diesen soll die Bedeutung des Datenschutzes und das Bestehen rechtlicher Vorgaben und Sanktionen vor Augen geführt werden. Eine schlichte Anweisung allein reicht daher nicht aus. Vielmehr muss der Akt der Verpflichtung mit einer Belehrung zum Datenschutz einhergehen.

Ein Muster für eine Verpflichtungserklärung samt Belehrung für die Mitarbeiter findet sich beispielsweise hier.

Wer muss verpflichtet werden?

Sämtliche Mitarbeiter, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, müssen auf das Datengeheimnis verpflichtet werden. Diese gesetzliche Vorgabe ist weit auszulegen ...

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