Rechnungen, Lieferscheine & Co: Aufbewahrungspflichten im Online-Handel

Wenn sich im Büro wieder kistenweise alte Rechnungen stapeln, wird es Zeit für einen ausführlichen Frühjahrsputz. Doch welche Unterlagen müssen Shop-Betreiber wie lange aufbewahren und was darf in den Müll? Welche Aufbewahrungspflichten Online-Händler zu beachten haben, erfahren Sie in den folgenden FAQ.

I. Wo sind die Aufbewahrungspflichten für den Online-Handel gesetzlich normiert?

Wie im stationären Handel gelten auch im Online-Handel die allgemeinen Aufbewahrungspflichten. Dabei ist zwischen den Aufbewahrungspflichten als Teil der steuerlichen und den Aufbewahrungspflichten als Teil der handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht zu unterscheiden. Im Bereich des Steuerrechts normiert insbesondere § 147 Abgabenordnung (AO), welche Unterlagen wie lange aufzubewahren ist. Im Bereich des Handelsrechts regelt § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechendes für Kaufleute. Die handels- und die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten stimmen größtenteils überein. Für die Praxis sind jedoch insbesondere die steuerrechtlichen Vorschriften relevant.

II. Wer ist aufbewahrungspflichtig?

Aufbewahrungspflichtig ist grundsätzlich jeder, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist. Konkret zur Aufbewahrung verpflichtet sind:

  • Bei Einzelunternehmen der Geschäftsinhaber
  • Bei GbR oder OHG die Gesellschafter
  • Bei der KG die persönlich haftenden und die zur Geschäftsführung berufenen Gesellschafter
  • Bei der GmbH der/die Geschäftsführer
III. Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?

Aus steuerlichen Gründen sind grundsätzlich sämtliche Unterlagen aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Für den Online-Handel bedeutend sind dabei insbesondere:

  • Bücher und Aufzeichnungen,
  • Jahresabschlüsse,
  • Handels- oder Geschäftsbriefe und
  • Buchungsbelege ...
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