B2B Kontaktmanagement: Darum setzen erfolgreiche KMU auf webbasiertes CRM statt Outlook

Autor: Frank Panser

Outlook kommt sowohl im Privatbereich als auch in Unternehmen häufig zum Einsatz. Die Gründe liegen auf der Hand: Als kostenlose Beigabe ist es Bestandteil der Office-Suite von Microsoft und überzeugt durch seinen hohen Verbreitungsgrad. Unternehmen dürfen davon ausgehen, dass Mitarbeiter mit dem Tool vertraut sind und keinerlei direkte Kosten für Schulung und Lizenzen, die für professionelle Kontaktmanagement Lösungen, wie Customer-Relationship-Management (CRM)-Software, anfallen. Jedoch vermindern auf kurz oder lang die fehlenden Groupware Funktionalitäten die Effizienz und senken den Unternehmensgewinn.

Vor- und Nachteile von Outlook als Kontaktmanagement

Vor dem Hintergrund der kostenlosen Zugabe zum Office-Paket von Microsoft bietet Outlook zahlreiche Funktionen für die Nutzer: Die Verwaltung von Kontakten und die Anlage unterschiedlicher Terminkalender erlaubt es, berufliche und private Termine getrennt voneinander anzulegen. Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern arbeiten so durchaus erfolgreich mit Outlook. Bei wenigen Mitarbeitern – in der Regel fünf – ist die Transparenz und Übersicht von Terminen und Kontakten durchaus noch gewahrt. Doch spätestens, wenn Mitarbeiter bei Anrufen des Kunden nicht im Büro sind, erhöht sich der Aufwand. Die Kontaktdaten und die entsprechende Kommunikationshistorie von E-Mails und Anrufen muss gesucht werden. Nach Beendigung des Telefonats muss sichergestellt werden, dass der zuständige Kollege eine Anruf-Notiz in Form einer E-Mail oder eines Zettels bekommt.

Zum Outlook E-Mail-Client stellt die Office-Suite weitere Bausteine zur Verfügung, die fehlende Leistungsmerkmale kompensieren können: Mit Excel und Word lassen sich so auch umfangreiche Dateien sicher an- und ablegen. Ermöglicht wird so das Erstellen von Aufträgen und Rechnungen, die jederzeit geändert und angepasst werden können ...

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