Ausweiskopien in der nächsten Runde

von Daniela Windelband

Die Frage, ob und wann Personalausweise kopiert werden dürfen, hat uns schon mehrfach beschäftigt. Ausschlaggebend für die Frage, wann Personalausweise und Reisepässe kopiert werden dürfen sind das Personalausweisgesetz (PAuswG) und das Passgesetz (PassG). Nach Auffassung des Bundesinnenministeriums (BMI) besteht kein generelles Kopierverbot. Zum einen gibt es gesetzlich festgelegte Ausnahmen im Geldwäsche- und Telekommunikationsgesetz und zum anderen gibt es anerkannte und an strenge Voraussetzungen geknüpfte Ausnahmen für die Anfertigung einer Ausweiskopie.

  • Die Erstellung einer Kopie muss erforderlich sein. Dabei ist insbesondere zu prüfen, ob nicht die Vorlage des Personalausweises und ggf. die Anfertigung eines entsprechenden Vermerks (z.B.:„Personalausweis hat vorgelegen“) ausreicht. Die Erforderlichkeit entfällt, wenn der Personalausweis ohne großen Aufwand vor Ort vorgezeigt und eingesehen werden kann.
  • Die Kopie darf ausschließlich zu Identifizierungszwecken verwendet werden. Eine weitergehende Nutzung ist rechtswidrig.
  • Die Kopie muss als solche erkennbar sein (z.B. Aufdruck „Kopie“). Die Kopie darf nicht den Eindruck erwecken, es handele sich dabei selbst um ein Ausweisdokument.
  • Daten, die nicht zur Identifizierung benötigt werden, können und sollen von den Betroffenen auf der Kopie geschwärzt werden. Dies gilt insbesondere für die auf dem Ausweis aufgedruckte Zugangs- und Seriennummer. Die Betroffenen sind auf die Möglichkeit und Notwendigkeit der Schwärzung hinzuweisen. Die Angabe des Geburtsdatums und ggf. -ortes kann nur erforderlich sein, wenn trotz der vorgenannten Angaben eine Personenverwechslung möglich ist und das Unternehmen in seinem bisherigen Datenbestand überhaupt das Geburtsdatum oder den -ort als Referenzdatum gespeichert hat.
  • Die Kopie ist vom Empfänger unverzüglich zu vernichten, sobald der mit der Kopie verfolgte Zweck erreicht ist. Eine Archivierung ist unzulässig ...
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