Richtig Rechnungen schreiben

von Lars Hofmann

Man sollte meinen das Thema „Wie schreibe ich richtig eine Rechnung“ ist kalter Kaffee. Gleichwohl tauchen falsche oder nicht vollständige Rechnungen immer noch regelmäßig auf. Bestenfalls bemerkt es noch der Buchhalter, im schlechteren Fall freut sich der Prüfer vom Finanzamt über ein „steuerliches Mehrergebnis“. Die häufigsten Fehlerquellen sind nach meiner Erfahrung:

Unwissenheit über die gesetzlichen Anforderungen „Ich hab das nur schnell mal gegoogelt.“

Das Problem: Bei einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung darf der Rechnungsempfänger nicht die Vorsteuer (also die Umsatzsteuer) aus der Rechnung geltend machen. Dabei ist das Erstellen einer ordnungsgemäßen Rechnung gar nicht so schwer. Die folgende Checkliste listet auf, welche Angaben eine Rechnung unbedingt enthalten muss.

Checkliste Rechnungsangaben [ ] Name, Anschrift und Steuernummer des Leistenden

Wahlweise kann die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID-Nummer angegebene werden. Sofern eine Umsatzsteuer-ID-Nummer vorhanden ist, empfiehlt es sich immer, diese auf Rechnungen zu verwenden.

[ ] Name und Anschrift des Leistungsempfängers [ ] Fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer [ ] Rechnungsdatum [ ] Leistungsdatum

Auf der Rechnung ist der Zeitpunkt der Leistungserbringung anzugeben. Die Angabe des Monats ist ausreichend.

[ ] Leistungsbeschreibung

Beschreibung der erbrachten Dienstleistung oder Angabe von Art und Menge der gelieferten Waren.

[ ] Nettorechnungsbetrag

Sofern auf einer Rechnungen Positionen vorhanden sind, die umsatzsteuerlich unterschiedlich zu behandeln sind (Steuerbefreiungen, unterschiedliche Steuersätze) sind die Nettosummen getrennt anzugeben.

[ ] Steuersatz (7 % oder 19%) und Steuerbetrag [ ] Gesamtrechnungsbetrag (Brutto-Summe) [ ] Gegebenenfalls besondere Hinweise

Kleinunternehmer müssen auf der Rechnung z.B. den Hinweis platzieren „Kein Ausweis der Umsatzsteuer wg. § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)“ ...

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