Ausschreibungen richtig vorbereiten und Unterlagen professionell erstellen

von Dr. Valeska Pfarr

Fehler in den Vergabeunterlagen können die gesamte Beschaffung gefährden: das gilt in besonderem Maße bei europaweiten Ausschreibungen, denn hier genießen Bieter einen sehr wirksamen Rechtsschutz. Rechtliche Mängel der Vergabeunterlagen können dazu führen, dass das Verfahren noch einmal zurückzuversetzen und ganz von vorn durchzuführen ist.

Deswegen ist eine rechtzeitige und sorgfältige Vorbereitung des Verfahrens so wichtig für eine erfolgreiche Vergabe!

Erste vorbereitende Schritte

Am Beginn jeder Ausschreibung steht die Ermittlung des konkreten Beschaffungsbedarfs. Wer schreibt aus und nach welchen Vorschriften richtet sich das Verfahren überhaupt? Gibt es eventuell Ausnahmetatbestände, die in Anspruch genommen werden können? Diese Fragen müssen am Anfang jedes Vergabeverfahrens neu geklärt werden, denn sie legen die vergaberechtlichen Rahmenbedingungen fest und wirken sich damit unter anderem auch auf den Umfang der Gestaltungsfreiheiten des Auftraggebers aus. Wichtig ist auch, rechtzeitig etwaige öffentlich-rechtliche Genehmigungserfordernisse und die Verfügbarkeit benötigter Haushaltsmittel zu prüfen.

Maßgebend für die zeitliche Planung des Verfahrens ist die gewählte Verfahrensart. Neben den vergaberechtlichen Fristen und Terminen sollte man überdies auch weitere Zeiträume z.B. für die Auswertung und Prüfung von Unterlagen oder Rüstzeiten für die Bieter berücksichtigen. Zugleich bestimmt das Verfahren auch darüber, ob und ggf. in welchem Umfang Auftraggeber evtl. den Bieterkreis verengen und Verhandlungen durchführen dürfen. Allerdings besteht hier keine vollständige Wahlfreiheit – auch wenn sich die Vorgaben durch die Vergaberechtsreform zu Gunsten der Auftraggeber etwas verändert haben ...

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