Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails

Meist enthalten E-Mails am Ende nur ein nettes, abschließendes Grußwort. Eine Signatur mit Name und Anschrift fehlt häufig. Doch E-Mail-Signaturen erleichtern nicht nur die Kontaktaufnahme potenzieller Kunden für telefonische Rückfragen. Oftmals sind sie in der Regel gesetzlich vorgeschrieben. Die IT-Recht-Kanzlei erläutert im heutigen Beitrag, wann eine Pflicht zur E-Mail-Signatur konkret besteht und wie sie zu erfüllen ist.

I. Pflicht zur E-Mail-Signatur

Durch das am 01.01.2007 in Kraft getretene "Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister" (EHUG) wurden die Vorschriften zu der Impressums-Pflicht bei „Geschäftsbriefen“ neu gefasst. Entsprechend den Vorgaben der EU-Publizitätsrichtlinie 2003/58/EG, dessen Umsetzung das EHUG diente, müssen im Handelsregister eingetragene Selbständige seit diesem Datum bei Geschäftsbriefen „gleichviel welcher Form“ bestimmte formale Anforderungen einhalten. Durch das Einfügen dieser offen gehaltenen Formulierung sollte insbesondere der wachsenden Bedeutung von modernen Kommunikationsmitteln im geschäftlichen Verkehr Rechnung getragen werden. In der Konsequenz bedeutet dies, dass seitdem auch bei geschäftsmäßigen E-Mails eine Pflicht zur Signatur besteht.

II. Was ist eine geschäftsmäßige E-Mail?

Eine geschäftsmäßige E-Mail bedarf einer Signatur nur dann, wenn sie einen „Geschäftsbrief“ darstellt. Geschäftsbriefe sind grundsätzlich alle

  • nach außen gerichteten schriftlichen Mitteilungen,

  • die einen geschäftsbezogenen Inhalt haben,

  • unabhängig von ihrer konkreten Form.

Als Geschäftsbrief gelten dementsprechend via E-Mail geführte Korrespondenzen, die an einen oder mehreren Empfänger gerichtet sind, bspw. Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Rechnungen, Quittungen, Preislisten usw ...

Zum vollständigen Artikel


Cookies helfen bei der Bereitstellung unserer Dienste. Durch die Nutzung erklären Sie sich mit der Cookie-Setzung einverstanden. Mehr OK