Offenes und Stilles Verfahren als Bausteine im Kanzleialltag

Offenes und Stilles Verfahren als Bausteine im Kanzleialltag

16. Juni 2016 · Beitrag von Torsten Paßmann in den Kategorien: Wissen

Die Arbeit für die Mandanten bindet oft intensiv die Ressourcen eines Anwalts, insbesondere wenn zur Beratung auch viele Außentermine gehören. In einer komfortablen Situation ist da, wer sich für die Routineaufgaben im Hintergrund auf sein Team verlassen kann. Speziell beim Thema Honorarmanagement zeigen sich jedoch Grenzen – die sowohl Mitarbeiter als auch Kanzleiführung von der eigentlichen Arbeit abhalten können.

Einzelne Mandanten kosten Zeit

Bei beliebigen Verfahren zeigen sich die Grenzen im Alltag immer dann, wenn einfache Vorgänge von der Routine abweichen. Der einzige gemeinsame Standardschritt bei eigentlich allen Honorarrechnungen steht ganz am Anfang: das Schreiben der Rechnung. Im Anschluss trennt sich aber die Spreu vom Weizen – während der eine Teil der Mandanten alle Vorgaben einhält, bereitet ein anderer Teil stets Aufwand. Die einen überschreiten die vorgegebene Frist, die anderen kürzen (vielleicht auch versehentlich) die Summe und Dritte erschweren die Zuordnung durch einen willkürlichen Verwendungszweck. Hier nachzuarbeiten kostet das Kanzleiteam Zeit und bindet unnötig Kapazitäten durch permanente Wiedervorlagen. Je größer die Zahl der Sonderfälle wird, desto stärker gerät die Arbeit für die Mandanten ins Hintertreffen – oder die Liquidität der Kanzlei leidet.

Entlastung durch Stilles Verfahren

Für solche Fälle bietet die AnwVS Entlastung durch das sogenannte Stille Verfahren an. Hier versenden die Kanzleien einmalig die Rechnung an den jeweiligen Mandanten und eine Kopie an uns. Alle nachfolgenden Aufgaben liegen dann bei uns als Verrechnungsstelle: WIr überwachen den Zahlungseingang, ordnen Zahlungen zu und übernehmen, falls notwendig, auch das Mahnwesen auf dem Briefkopf der Kanzlei ...

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