Prozesslandschaft in der Anwaltskanzlei (Mandatsbezogene Geschäftsabläufe)

Neben den „Allgemeinen Betriebsabläufen“
sind die Unterstützungsprozesse im Rahmen der mandatsbezogenen Betriebsabläufe mit die wichtigsten innerhalb einer Kanzlei. Wie sie aus der nebenstehenden Grafik entnehmen können, habe ich diese aufgeteilt in

  • Fristen
    • Feststellung
    • Erfassung
    • Vorlage zur Erledigung
    • Voraussetzung zur Streichung
    • Endkontrolle
  • Termine
    • Feststellung
    • Erfassung
    • Vorlage zum Termin
    • Information Mandant
  • Besprechungstermine
    • Vergabe
    • Bestätigung
    • Reisebuchung
  • Wiedervorlagen
    • Feststellung
    • Erfassung
    • Vorlage zur Erledigung
  • Finanzen
    • Deckungsanfrage
    • Kostenberechnung
    • Buchhaltung
    • offene Posten
    • Mahnwesen
Fristen

Gerade im Bereich der Feststellung, Bearbeitung und Erledigung von Fristen sind viele Risiken für die Anwaltskanzlei vorhanden.
Dieser Bereich bedarf auf jeden Fall eines ausgearbeiteten und fest dokumentierten Prozesses.
Dieses beginnt bereits damit, dass klar dargelegt werden muss, wann überhaupt eine Frist zu laufen beginnt.
Bei vielen Gesprächen konnte festgestellt werden, dass die Auffassung besteht, der Fristbeginn berechnet sich nach dem Eingang des fristauslösenden Schriftstückes in der Kanzlei.
Dieses ist natürlich nicht der Fall. Der Beginn einer Frist ist darauf abzustellen, wann der Anwalt mit Empfangswillen das Schriftstück als zugestellt zur Kenntnis nimmt. Dieser Zeitpunkt kann erheblich von dem Eingang des Schriftstückes in der Kanzlei abweichen.
Es muss bereits aus diesem Grund eine eindeutige Regelung getroffen werden, wie mit fristauslösenden Schriftstücken und insbesondere dem beigehefteten Empfangsbekenntnis zu verfahren ist.
Gleiches gilt natürlich für die Erfassung der Fristen ...

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