Pflicht zur Archivierung von Emails vs Pflicht zum Löschen von Bewerberdaten

20. Januar 2016

Für geschäftliche Korrespondenz konstituieren handels- und steuerrechtliche Vorschriften eine Pflicht zur Aufbewahrung. Da Emails regelmäßig der Vorbereitung, Durchführung bzw. dem Abschluss oder der Rückgängigmachung von Handelsgeschäften dienen, sind sie als Handelsbriefe zu qualifizieren. § 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB sowie § 147 Abs. 1 Nr. 2 AO normieren insoweit eine Pflicht zum geordneten Aufbewahren. Die Frist, welche am jeweils am Jahresende des Jahres des Versandes der Email zu laufen beginnt, beträgt sechs Jahre. Für Buchungsbelege, Bilanzen und weitere Dokumente besteht sogar eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.

Diese Vorgaben in der Praxis für Emails umzusetzen ist – auf den ersten Blick – für Unternehmen dank automatischer Email-Archivierung technisch einfach umzusetzen, Speicherplatz ist dabei regelmäßig kein relevanter Kostenfaktor mehr. Betrachtet man die typische Korrespondenz, die in der Geschäftswelt per Email abgewickelt wird, jedoch genauer, so fällt auf, dass längst nicht alle Kommunikation in die o.g. Kategorien fällt. Dem Grundsatz der Datensparsamkeit folgend, besteht für solche Emails, für deren Aufbewahrung es keine gesetzliche Verpflichtung oder sonstige Rechtfertigung gibt, eine Pflicht zum Löschen.

Insbesondere im Bewerbungsprozess kommen die handels- und steuerrechtlichen Archivierungsfristen nicht zum Tragen. Wer sich heute auf eine Stelle bewirbt, tut dies regelmäßig per Email. Typischerweise wird hierzu ein gesondertes Postfach, z.B. jobs@…, verwendet. Gerne verteilt sich eine Bewerbung dann, ausgehend von der Personalabteilung, sternförmig im Unternehmen in die relevanten Abteilungen. Spätestens an dieser Stelle wird es faktisch unmöglich, eine Löschung umzusetzen. Sofern es nicht zur Eingehung eines Arbeitsverhältnisses kommt, besteht grundsätzlich noch die Möglichkeit des Klageverfahrens nach dem Allgemeinen Gleichstellungsgesetz (AGG) ...

Zum vollständigen Artikel

Cookies helfen bei der Bereitstellung unserer Dienste. Durch die Nutzung erklären Sie sich mit der Cookie-Setzung einverstanden. Mehr OK