Doodle und Co. – Datenschutzfragen bei der Online-Terminabstimmung

von Lea Paschke

Terminkoordination mit Hilfe unzähliger Rundmails ist in vielen Unternehmen Schnee von gestern. Die Abstimmung für Gruppentermine und -besprechungen erfolgt vielmehr mit ein paar kurzen Klicks über kostenlose Online-Terminplaner. Einer der aktuell wohl bekanntesten und meist genutzten Dienste ist zweifelsohne „Doodle“. Terminvorschläge und Umfragen können mit Hilfe des Tools schnell erstellt und per E-Mail an ausgewählte Teilnehmer übermittelt werden.

In diesem Blogbeitrag sollen neben den bestehenden datenschutzrechtlichen Risiken, die der Einsatz des Planungstools der Doodle AG mit sich bringt, auch Möglichkeiten aufgezeigt werden, diese Risiken zu minimieren und datenschutzfreundlich(er) zu „doodlen“. Zudem werden alternative Anbieter für Online-Terminplanungen vorgestellt.

Doodle und der Datenschutz

Der Einsatz von Doodle im Unternehmen begegnet aus datenschutzrechtlicher Sicht insbesondere den folgenden Kritikpunkten:

Übermittlung personenbezogener Daten

Nutzern steht es grundsätzlich frei ihre personenbezogenen Daten (Namen, Grund des Termins, Bemerkungen, Beschreibung etc.) bei einer Doodle-Umfrage einzutragen. Jedoch fehlt es bei einem standardisierten Einsatz des Tools im Unternehmensumfeld – neben Informationen zu dem genauen Speicherort und der Speicherdauer der Daten – an einer rechtlichen Übermittlungsbefugnis.

Rechtlicher Hintergrund: Die in einer Doodle-Umfrage eingegebenen Daten sind als beschäftigtenbezogene Daten zu werten. Diese werden bei Nutzung des Doodle-Tools automatisch auf Servern der Doodle AG gespeichert. Da die Doodle AG ihren Firmensitz jedoch in Zürich (Schweiz) hat, werden die Doodle-Einträge damit aus datenschutzrechtlicher Sicht an einen „Dritten“ (siehe § 3 Abs ...

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