Anforderungen an eine elektronische Akte – Kontrollpflichten

  1. Beim Scannen zur Erstellung einer elektronischen Akte sicher zu stellen ist, dass mangelhafte Scanvorgänge erkannt werden. Insoweit bedarf es beim Scannen einer entsprechenden Qualitätskontrolle, welche auch sicherstellt, dass die Dokumente in der Originalgröße, in den Originalfarben, sowie richtig lesbar und vollständig eingescannt werden.
  2. Unterlagen in Behördenakten haben eine Bedeutung und Urkundseigenschaft.
  3. Im Falle eines ersetzenden Scannens ist jedes eingescannte Dokument zwingend auf seine Qualität zu prüfen und von der einscannenden Person entsprechend mit einem Übereinstimmungsvermerk qualifiziert zu signieren.
  4. Ist dies nicht der Fall, so führt die Ausländerbehörde nur irgendwelche Kopien, über deren Richtigkeit und ihren Nachweisgehalt in einem Freibeweis entschieden werden muss.

VG Wiesbaden; Urteil vom 26.09.2014 – 6 K 691/14.WI.A

Examensrelevanz: §§ – Die Probleme mit dem elektronischen Rechtsverkehr und elektronischer Aktenführung nehmen zu.

Relevante Rechtsnormen: § 55 b, 100 VwGO

Fall: Die Kl. sind iranische Staatsangehörige. Sie reisten am 09.01.2013 über den Flughafen Frankfurt a. M. in die Bundesrepublik Deutschland ein und stellten einen Asylantrag. Dieser wurde mit Bescheid des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge vom 09.04.2014 abgelehnt und auch subsidiärer Schutz verweigert. Im Klageverfahren lagen dem VG u.a. die elektronische Bundesamtsakte nebst Dokumentenmappe sowie eine so vom Gericht bezeichnete „Möchtegern“-Ausländerakte des Main-Taunus-Kreises vor.
„Die vorliegende Klage ist zulässig. Das Gericht konnte auch trotz nicht ordnungsgemäßer Vorlage der Ausländerakte entscheiden. Denn die vorgelegten Kopien einer vermeintlich elektronischen Akte haben nichts enthalten, was für das Verfahren in sich bedeutsam wäre und nicht in den anderen Akten vorhanden ist ...

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