E-Mail – Pflichtangaben und Disclaimer

Für die Verwendung von E-Mail bestehen Pflichtangaben. Sie heißen Geschäftsbriefangaben, Impressum oder auch Anbieterkennzeichnung. Vielfach taucht auch der Begriff Disclaimer auf.

Der Gesetzgeber hat in verschiedenen Gesetzen unterschiedliche Regelungen vorgesehen, die allgemein als Pflichtangaben bezeichnet werden können und vor allem an den unternehmerischen E-Mail Nutzer adressiert sind.

Geschäftsbriefangaben

Zunächst sind die Geschäftsbriefangaben zu nennen. Die Grundregeln finden sich im Handelsgesetzbuch (§ 37a HGB) und im GmbH-Gesetz (§ 35a GmbHG) und besagen,

dass auf „…allen Geschäftsbriefen … gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen seine Firma, (…), der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden“.

Sinngemäß gilt dasselbe für Kaufmann, Handels- und Kommanditgesellschaft, GmbH, Aktiengesellschaft (AG) oder auch jede Genossenschaft.

E-Mail Disclaimer – Pflicht oder nur ratsam?

Weiterhin befinden sich regelmäßig unterhalb der Geschäftsbriefangaben weitere Informationen und Hinweise. Diese werden häufig als Disclaimer (eng. to disclaim = ablehnen, abstreiten, leugnen, von sich weisen) bezeichnet. Diese können die Haftungsübernahme für den verfaßten Text, Geheim- und Verschwiegenheitshinweise oder Aufforderungen zur Löschung bei falscher Adressierung enthalten.

Sind diese gesetzlich vorgeschrieben?

Nein, wenn man darunter jene kleinen Fusszeilentexte am Ende mit den zuvor aufgezählten Inhalten meint.

Ist es dennoch sinnvoll den Footertext zu gestalten?

Ja – es sollten für die konkrete Anwendung individuell passende Standard-Texte angelegt und im Unternehmen einheitlich und standardisiert genutzt werden ...

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