Akten in der Verwaltung

Sie kann einem manchmal schon ganz schön auf die Nerven gehen mit ihren Akten und Akten und immer wieder Akten. Die Verwaltung. „Die Akte liegt mir nicht vor!“ „Das ist aber nicht bei den Akten!“. „Ich kenne die Akte nicht!“ „Geben Sie das mal her! Ich nehme das zu den Akten.“ Und der Bürger denkt: „Lasst mich in Frieden mit euren Akten! Kümmert euch lieber um meine Probleme!“

Wieso legt die Verwaltung eigentlich so viel Wert auf die Akten? Was steckt dahinter? Was bringt das? Bringt das sogar was für die Sache? Sollte man nicht auch als Bürger froh darüber sein, wenn eine Behörde ihre Akten ordentlich führt? Wie sieht denn überhaupt eine ordentliche Aktenführung aus? Darf ich die Akten einsehen? Welche Bedeutung haben die Behördenakten in Gerichtsverfahren? Woran erkenne ich, ob Akten sorgfältig geführt werden?

So trocken sich dieses Thema anhört, in der Praxis ist es voller Leben. Im Übrigen kann man sich von der Aktenführung der öffentlichen Verwaltung auch einiges für die häusliche Schriftgutverwaltung abschauen …

Regelungen über Akten

Obwohl die Behörden so viel Aufhebens um ihre Akten machen, findet man in den für die Verwaltungen wichtigsten Gesetzen, den Verwaltungsverfahrensgesetzen, kaum etwas über Akten. In § 5 Abs. 2 Satz 2 des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) steht etwas über die Vorlage von Akten bei Amtshilfeersuchen. Nach § 26 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 VwVfG kann die Behörde als Beweismittel „Akten beiziehen“. § 29 VwVfG regelt das Akteneinsichtsrecht durch die Beteiligten. All diese Vorschriften zeigen, dass Behörden Akten nicht nur führen, sondern auch führen müssen. Aber seltsam ist das schon, dass es keine verwaltungsverfahrensgesetzlich ausdrücklich geregelte Pflicht gibt, Akten zu führen.

Immerhin findet man eine Etage tiefer Regelungen über Akten, nicht in den Gesetzen, sondern in Verwaltungsvorschriften, die die Verwaltungsabläufe in Behörden regeln, z.B ...

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