Das rechtssichere Versenden von E-Mails im Unternehmen

von Florian Decker

E-Mails sind rechtlich gesehen elektronische Erklärungen, die als wirksame Willenserklärungen eingeordnet werden. Das bedeutet: Fast die gesamte Korrespondenz im Unternehmen kann rechtswirksam über E-Mails erfolgen.

Über E-Mails können rechtswirksame Erklärungen abgegeben, Vertragsangebote an andere versendet oder fremde Vertragsangebote angenommen werden. Verträge können grundsätzlich auch per E-Mail rechtsverbindlich geschlossen werden. Dabei reicht im Normalfall eine „einfache“ E-Mail aus. Nur wenn das Gesetz für den Vertragsschluss die Schriftform vorsieht, ist nach § 126 b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) u.a. eine qualifizierte elektronische Signatur beider Vertragsparteien in einem E-Maildokument erforderlich.

Unternehmen müssen allerdings bei allen elektronischen Dokumenten auch die Ihnen obliegenden Archivierungspflichten beachten. Unternehmen sind verpflichtet, handels- und steuerrechtlich verpflichtet alles zu archivieren, was im Rahmen einer betrieblichen Überprüfung wichtig werden könnte. In Bezug auf Geschäftsmails ist damit die gesamte Geschäftskorrespondenz, die per E-Mail eingegangen und versendet wurde, zu archivieren ...

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