Problem offener E-Mail-Verteiler: Vorbeugung und Nachsorge

Beim Versenden einer E-Mail an mehrere Personen schleicht sich schnell ein kleiner Fehler mit großer Wirkung ein: Die Empfänger werden alle ins Adressfeld („an“) oder in Kopie („cc“) übernommen. So kann jeder Empfänger sehen, wer außer ihm die E-Mail bekommen hat. Entweder passiert das aus Unwissenheit, aus Nachlässigkeit oder mit Absicht. Tritt dies im geschäftlichen Verkehr auf, können unter Umständen Bußgelder, Vertragsstrafen und Schadensersatzansprüche drohen.

Grundsatz

E-Mail-Adressen sind personenbezogene Daten gemäß § 3 Absatz 1 BDSG. Diese dürfen an Dritte nur übermittelt werden, wenn entweder eine gesetzliche Grundlage oder die Einwilligung des Betroffenen besteht. Beides wird im Fall des offenen E-Mail-Verteilers in der Regel nicht gegeben sein. Werden die E-Mail-Adressen nun in der E-Mail offengelegt, handelt es sich um eine unbefugte Datenübermittlung.

Außerdem: Da es sich bei dem geschäftlichen E-Mail-Verkehr um eine automatisierte Datenverarbeitung handelt, muss die verantwortliche Stelle ein Verfahrensverzeichnis erstellen. Diese Aufgabe wird oft auf den/die Datenschutzbeauftragte/n übertragen.

Vorbeugende Maßnahmen

Empfehlenswert wäre die Erstellung eines Datenschutzkonzepts in Form von Arbeitsanweisungen oder Richtlinien für die Mitarbeiter, wie mit personenbezogenen Daten umzugehen ist. In diesem Rahmen sollte auf den korrekten E-Mail-Versand hingewiesen werden – nämlich den Versand von E-Mails mit mehreren Empfängern nur in bcc!

Wichtig ist das vor allem für die Frage, wer im Zweifelsfall Adressat eines Bußgeldes oder einer Schadenersatzforderung ist:

  • Hat die Unternehmensleitung nicht klar gegenüber den Mitarbeiter kommuniziert, dass verschiedene Empfänger einer E-Mail in bcc zu setzen sind, ist sie der Empfänger des Bußgeldbescheids ...
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