Informationsrechte im digitalen Zeitalter

Jeder Gesellschafter kann jederzeit Einsicht in Unterlagen seiner Gesellschaft beantragen. Das digitale Zeitalter stellt an die Geschäftsführung völlig neue Herausforderungen, die es zu meistern gilt.

Einsichtsrecht in digitale Unterlagen

Jeder Gesellschafter darf grundsätzlich jederzeit Einsicht in sämtliche schriftlich oder elektronisch verkörperten Unterlagen seiner Gesellschaft nehmen. Hierdurch wird insbesondere nicht-geschäftsführenden Gesellschaftern die Möglichkeit eröffnet, sich einen Überblick über die wirtschaftlichen Verhältnisse der Gesellschaft zu verschaffen.

Das Einsichtsrecht erstreckt sich nicht nur auf schriftlich sondern auch auf elektronisch verkörperte Unterlagen. Im Zuge des digitalen Zeitalters ist es somit zu einer erheblichen Zunahme des Umfangs einsichtsfähiger Unterlagen gekommen. Damit ist gleichzeitig die Gefahr eines Missbrauchs des Einsichtsrechts durch feindliche Gesellschafter gestiegen. In der Verwaltung der elektronisch geführten Korrespondenz gilt es daher folgende „Spielregeln“ zu beachten.

1. Private und geschäftliche Korrespondenz trennen

Vorgelegt werden müssen sämtliche im Unternehmen und mit Dritten ausgetauschten E-Mails mit geschäftlichem Bezug – auch dann, wenn die Korrespondenz teilweise privaten Inhalt hat. Aus datenschutzrechtlichen Gründen dürfen jedoch private E-Mails von Mitarbeitern dem Gesellschafter nicht zur Einsicht vorgelegt werden. Es empfiehlt sich daher, in der alltäglichen Korrespondenz strikt zwischen geschäftlich und privat zu trennen und die Mitarbeiter, sofern ihnen private Korrespondenz gestattet ist, entsprechend anzuweisen.

2. Löschen von E-Mails

Grundsätzlich dürfen geschäftliche E-Mails gelöscht werden. Der Gesellschafter hat keinen Anspruch darauf, dass Korrespondenz für ihn zur Einsicht aufbewahrt wird. Etwas anderes gilt jedoch für E-Mails, die ein konkretes Handelsgeschäft betreffen ...

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