Die neuen Anforderungen der Finanzbehörden an die E-Mailspeicherung für Unternehmen nach dem GoBD

Das Bundesministerium der Finanzen hat am 14.11.2014 die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht.

Diese Grundsätze konkretisieren die Normen aus der Abgabenordnung (AO) und dem Umsatzsteuergesetz (UstG) bezüglich der Anforderungen an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei der Erfüllung von gesetzlichen Aufzeichnungspflichten. Die GoBD bestimmen unter anderem die Form und die Art der Archivierung digitaler Unterlagen. Ziel ist es, dem Finanzamt bei einer Betriebsprüfung den Zugriff auf diese Informationen zu ermöglichen. Die GoBD ersetzt zum 01.01.2015 die GoBS und die GDPdU.

1. Adressat

Die GoBD betreffen alle Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichten.

2. Betroffene Daten

Der Regelungsinhalt betrifft alle Daten, die von einer steuerlichen Aufbewahrungspflicht erfasst werden, aber auch Daten, die zur Erfüllung von außersteuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten aufbewahrt werden müssen.

Unternehmer sind nach § 257 HGB verpflichtet folgende Unterlagen geordnet aufzubewahren:


Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, empfangene und Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe, Belege für Buchungen in den von ihm zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

- Handelsbücher sind die Bücher, welche zu führen der Unternehmer nach § 238 HGB verpflichtet ist. Diese

sollen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger

Buchführung (GoB) ersichtlich zu machen.

- Handelsbriefe sind nach § 257 II HGB Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen, dazu gehören z.B ...

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