Außenprüfung | Zugriff auf Einzelaufzeichnungen in den Kassendaten einer Apotheke

von Einspruch aktuell

Einzelhändler müssen nach den GoB im Rahmen der Zumutbarkeit alle Geschäftsvorfälle – auch Barumsätze über die Kasse – einzeln aufzeichnen. Wird eine PC-Kasse verwendet, die detaillierte Informationen zu den einzelnen Barverkäufen aufzeichnet und speichert, sind Einzelaufzeichnungen auch zumutbar. Der Außenprüfer kann auf die Kasseneinzeldaten zugreifen. Bareinnahmen müssen aber auch weiterhin nicht einzeln gebucht werden. Es reicht, die Tageslosung zu buchen. Entscheidend ist, dass diese sich auf die einzeln erfassten Verkäufe zurückführen lässt, die ggf. über das Warenwirtschaftssystem nachweisbar sind (BFH 16.12.14, X R 42/13; BFH 16.12.14, X R 29/13; BFH 16.12.14, X R 47/13). Sachverhalt

Die buchführungspflichtige Klägerin verwendete ein speziell für Apotheken entwickeltes PC-gestütztes Erlöserfassungssystem mit integrierter Warenwirtschaftsverwaltung. Die Tageseinnahmen wurden über PC-Registrierkassen erfasst, dann durch Tagesendsummenbons ausgewertet und als Summe in ein manuell geführtes Kassenbuch eingetragen. Bei einer Außenprüfung verweigerte die Klägerin den Datenzugriff auf die Warenverkäufe, weil sie nicht zu Einzelaufzeichnungen verpflichtet sei. Anders als die Vorinstanz (FG Hessen 24.4.13, 4 K 422/12) kam der BFH zu dem Ergebnis, dass die Klägerin nach § 238 Abs. 1 S. 1 HGB zur Aufzeichnung der einzelnen Geschäftsvorfälle verpflichtet war und die Kassendaten der Finanzbehörde in elektronisch verwertbarer Form überlassen musste. Der BFH bestätigte damit die Auffassung des FG Sachsen-Anhalt (23.5.13, 1 K 396/12, entschieden mit BFH 16.12.14, X R 29/13).

Anmerkungen

Nach § 238 Abs. 1 S. 1 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher nach den GoB zu führen. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann (§ 238 Abs. 1 S. 2 HGB) ...

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