Datenschutzrechtliche Anforderungen an Bewerbungsportale

von Clemens Grünwald

Webbasiertes Bewerbermanagement wird für Personalabteilungen zur Erleichterung der Abläufe bei der Kandidatensuche immer wichtiger. Bewerbungsportale haben den Vorteil, dass sich direkt und interaktiv mit potentiellen Kandidaten in Kontakt treten lässt. Gerade in Berufsfeldern, bei denen die Suche nach geeigneten Mitarbeitern zunehmend schwieriger wird, kann dies ein Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz sein. Über das Bewerberportal haben die angesprochenen Kandidaten die Möglichkeit, sukzessive ihre Bewerbungsunterlagen in das System einzupflegen und stetig zu aktualisieren. Dabei gibt es immer wieder Punkte, die aus datenschutzrechtlicher Sicht zu beachten sind:

Verschlüsselte Übermittlung der Bewerberdaten

Zunächst sollte darauf geachtet werden, dass die Bewerberdaten nur über eine verschlüsselte Verbindung mittels HTTPS übertragen werden. Im Rahmen des Registrierungsprozesses sollte eine eindeutige Bewerberregistrierung vorgenommen werden, wobei sich hierfür ein Double-Opt-In-Verfahren empfiehlt, bei dem der Bewerber einen Bestätigungslink per E-Mail erhält. Das benutzerbezogene Passwort sollte immer verschlüsselt gespeichert werden. Für den Fall, dass ein Bewerber sein Passwort vergisst, sollte diesem per E-Mail ein zeitlich befristeter Link geschickt werden, mit dem das Passwort geändert und zurückgesetzt werden kann.

Übermittlung von Bewerberdaten innerhalb eines Konzerns

Oftmals werden Bewerberdaten innerhalb eines Konzernverbundes weiter gereicht und von verschiedenen Gesellschaften bearbeitet. Hierbei ist zu beachten, dass im deutschen Datenschutzrecht kein Konzernprivileg existiert. Dies bedeutet, dass Datenübermittlungen zwischen einzelnen Konzerngesellschaften oder wirtschaftlich verbundenen Unternehmen genauso behandelt werden wie eine Datenübermittlung unter (unbekannten) Dritten ...

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