Regelung zur Zeiterfassung in der Betriebsvereinbarung

In unserem Artikel „Arbeitszeiterfassung vs. Datenschutz“ sind wir darauf eingegangen, unter welchen Voraussetzungen die Zeiterfassung in einem Betrieb zulässig ist. In diesem Artikel behandeln wir das Thema, welche Punkte der Zeiterfassung in einer Betriebsvereinbarung zwingend geregelt werden müssen.

Funktionsbeschreibung

Da es für die Zeiterfassung viele verschiedene Tools mit unterschiedlichen Auswertungsmöglichkeiten gibt, ist es aus Transparenzgründen sinnvoll und erforderlich, den im Unternehmen tatsächlich eingesetzten Funktionsumfang zu beschreiben.

Art der gespeicherten Daten

In der Betriebsvereinbarung ist festzulegen, welche Daten in dem Zeiterfassungssystem gespeichert werden. Gemeint sind damit vor allem die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter.

Zweckbindung

Die personenbezogenen Daten der einzelnen Mitarbeiter dürfen nur im Rahmen des vorher in der Betriebsvereinbarung festgelegten Zwecks verarbeitet werden.

Wenn der Zweck der Verarbeitung die Berechnung der Auslastung der einzelnen Mitarbeiter in Bezug auf bestimmte Projekte ist, dann dürfen die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter auch nur zu diesem Zweck genutzt werden. Ist der Zweck die Berechnung der geleisteten Arbeitszeiten allgemein, so muss die Auswertung sich in diesen Grenzen bewegen.

Zudem ist die Rechtsfolge zu regeln, was passiert, wenn die Daten außerhalb des Zwecks verwendet wurden.

Zugriffsrechte

Bei der Vergabe von Zugriffsrechten ist das „Neet to know“-Prinzip einzuhalten. Damit ist gemeint, dass nur solche Mitarbeiter im Unternehmen auf die Daten im Zeiterfassungssystem zugreifen dürfen, die diese Informationen zur Erfüllung eigener Arbeitsaufgaben benötigen.

In der Regel brauchen die Vorgesetzten bzw. die Personalverantwortlichen einen Zugriff auf die Daten im Zeiterfassungssystem. Ausnahmsweise können auch die Projektleiter bzw ...

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