Die Clean-Desk-Policy in der Anwaltskanzlei

L. Klauser-Fotolia

Wenn wir heute von einer sogenannten “Clean Desktop Policy” sprechen, haben wir gleich das Bild der Forderung nach einem absolut aufgeräumten Schreibtisches vor uns.

Viele Inhaber von Anwaltskanzleien sind der festen Überzeugung, dass es einen solch aufgeräumten Schreibtisch nicht geben kann.
Leider wird vielfach übersehen, dass im Vordergrund der sogenannten “Clean Desk Policy” nicht die Frage eines aufgeräumten Schreibtisches steht, sondern insbesondere die Frage der Sicherheit von vertraulichen Informationen.
Der aufgeräumte Schreibtisch ist eher nur ein Ergebnis der Vorsorge, erhaltene Informationen tatsächlich vertraulich zu halten.

Gerade in Anwaltskanzleien sind, wie auch in Arztpraxen, Informationen überwiegend vertraulicher Art.
Dennoch wird sehr oft mit diesen Informationen unbewusst leichtfertig umgegangen.
Stellen Sie sich das Procedere vor,

  • das Personal verlässt abends nach Feierabend das Büro,
  • bearbeitete Vorgänge bleiben auf dem Schreibtisch liegen und
  • sind für jedermann, der Zutritt zur zu den Kanzleiräumen erhält,
    • seien es Putzfrauen,
    • Wachdienst etc.

zugänglich.
Gleiches gilt für Informationen, die in der Anwaltskanzlei im Rahmen eines Chinese Wall vorgehalten werden, d.h., dass einzelne Abteilungen einer Anwaltskanzlei gegenseitig von einander abgeschottet werden müssen, da die vorhandenen Informationen nicht untereinander ausgetauscht werden dürfen.

Dabei ist es aber relativ einfach, eine “Clean Desk Policy” einzurichten und beizubehalten. Nachfolgend einige kleine Tipps:

Schreibtisch

Auf den Schreibtisch kommen – neben den individuellen Arbeitsmitteln – jeweils genau die Unterlagen, die tatsächlich zu dem zurzeit gerade zu bearbeitenden Vorgang notwendig sind, seien es Dokumente, Akten etc. ...

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