Zur datenschutzrechtlichen Zulässigkeit von Ausweis- und Passkopien durch Unternehmen

von Clemens Grünwald

Die Kopie von Ausweisdokumenten und Reisepässen ist für Unternehmen regelmäßig von Bedeutung. Man denke beispielsweise nur an Kopien des Reisepasses oder Personalausweises für Personalabteilungen zur besseren Vorbereitung von Geschäftsreisen der Mitarbeiter ins Ausland. Genauso fragen Autovermietungen häufig nach dem Personalausweis oder dem Führerschein Ihrer Kunden, um hiervon eine Kopie anzufertigen.

Ein solches Vorgehen ist datenschutzrechtlich heikel. Die datenschutzrechtliche Zulässigkeit dieser Form der Datenerhebung richtet sich für Personalausweise nach dem Personalausweisgesetz (PAuswG) und für Reisepässe nach dem Passgesetz (PassG).

Argumentation der Bundesregierung

Die Kopie des Personalausweises ist grundsätzlich unzulässig. Zwar findet sich im Gesetz für den alten Personalausweis kein ausdrückliches Kopierverbot. Es gibt jedoch Stimmen, die ein entsprechendes Verbot annehmen, darunter das Bundesinnenministerium (BMI) als prominentester Verfechter des Kopierverbots.

Dieses argumentiert in einer Stellungnahme vom 14. Oktober 2010, dass Pass- und Personalausweis nach Aushändigung im Eigentum der Bundesrepublik Deutschland bleiben unter Berufung auf § 4 Abs. 2 PAuswG und § 1 Abs. 4 2. Hs. PassG. Danach erlangen die Inhaber lediglich Besitz an Pass und Personalausweis.

Dass BMI führt weiter aus, dass sich Art und Weise der Nutzung von Personalausweisen aus dem Gesetz ergeben:

  • Die Vorlage eines Reisepasses oder Personalausweises dient primär der Erfüllung der gesetzlich vorgeschriebenen Ausweispflichten im öffentlichen Bereich, vgl. § 1 Abs. 1 S. 1 PassG sowie § 1 Abs. 2 PAuswG.
  • Darüber hinaus ist es zulässig, Pässe und Personalausweis im nichtöffentlichen Bereich als Ausweis- und Legitimationspapier zu verwenden. Hierbei beruft sich das BMI auf § 18 Abs. 1 PassG sowie auf § 20 Abs. 1 PAuswG ...
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