Die Vertraulichkeit der Personalakte

Die Verwaltung der Personalakten ist beim Arbeitnehmerdatenschutz von besonderer Bedeutung. Dabei gilt es den Grundsatz der “Vertraulichkeit der Personalakte” zu wahren. Wir erklären, was sich genau dahinter verbirgt.

Personalakte

Die Personalakte enthält neben den Angaben zur Person und dem Lebenslauf zum Teil sehr sensible Daten, wie z.B. Angaben zur Gesundheit, zu den familiären Verhältnissen oder zur Religion des Arbeitnehmers. Sie bildet somit ein umfassendes Profil des Arbeitnehmers, welches besonders vor unbefugter Einsicht und Weitergabe zu schützen ist.

Gesetzliche Grundlage im öffentlichen Dienst

Für den öffentlichen Bereich widmen sich u.a. die §§ 106-115 des Bundesbeamtengesetzes (BBG) und § 50 Beamtenstatusgesetz dem Personalaktenrecht.

Gemäß § 106 Abs. 1 Satz 2 BBG ist die Personalakte

(1)…vertraulich zu behandeln und durch technische und organisatorische Maßnahmen vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen.

Nach § 107 Abs. 1 BBG dürfen nur Beschäftigte Zugang zur Personalakte haben, die im Rahmen der Personalverwaltung mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind und nur soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft erforderlich ist.

Fast gleichlautend zu diesen Normen ist § 50 Beamtenstatusgesetz.

Keine gesetzliche Reglung im privaten Arbeitsverhältnis

Eine konkrete gesetzliche Regelung existiert für privatrechtliche Arbeitsverhältnisse nicht. Dennoch hat der Arbeitgeber die gleichen Pflichten zu beachten, wie auch der öffentliche Dienst. Dies ergibt sich zunächst aus dem datenschutzrechtlichen Grundsatz des „Verbots mit Erlaubnisvorbehalt“ nach § 4 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Der Arbeitgeber ist daher ebenfalls verpflichtet die Persönlichkeitsrechte seiner Arbeitnehmer aus Art. 1 Abs. 1 i.V.m Art. 2 Abs. 1 GG zu schützen ...

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