Aufbewahrung von Bewerberdaten aus „statistischen Gründen“

In vielen Unternehmen werden die Bewerbungen der abgelehnten Bewerber aus „statistischen Gründen“ für unbegrenzte Zeit aufbewahrt. Ein solches Vorgehen ist aus Sicht des Datenschutzrechts problematisch.

Sachverhalt

Bei größeren Unternehmen kann es vorkommen, dass im Jahr insgesamt über 100 Bewerber zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen werden. Um in der Masse der Bewerbungen noch einen Überblick zu behalten, wird in der Personalabteilung oft eine Bewerber-Datenbank angelegt, aus der auch hervorgeht, aus welchen Gründen der Bewerber abgelehnt wurde.

Der Zweck der Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen kann unterschiedlich sein: Manchmal sieht das Unternehmen in einem Bewerber Potenzial. Er möchte die Bewerbung aufbewahren, um den Bewerber künftig bei vakanten Stellen berücksichtigen zu können.

Es gibt aber auch genau umgekehrte Fälle, wo der Jobsuchende in dem Bewerbungsgespräch keinen guten Eindruck hinterlassen hat, obwohl sein Lebenslauf an sich für das Unternehmen interessant war. In diesem Fall will das Unternehmen die Bewerbung samt Gründen der Ablehnung aufbewahren, um künftig, falls der Bewerber sich noch mal bewerben sollte, die Bewerbung ohne ein mündliches Gespräch ablehnen zu können. Damit wird so einiges an Zeit und Mühe gespart.

Zweckbindung und Einwilligung

Im Datenschutzrecht gilt der Grundsatz der Zweckbindung. Das heißt, dass Daten, die zu einem bestimmten Zweck erhoben wurde, auch nur zu diesem Zweck verwendet werden dürfen. Daher muss bei jeder Änderung des Sachverhaltes geprüft werden, ob die Daten noch zu dem ursprünglichen Zweck verwendet werden.

Bewirbt sich ein Bewerber für eine freie Stelle, ist grundsätzlich davon auszugehen, dass seine Bewerbung samt Unterlagen auch nur im Rahmen dieser Bewerbungsverfahren verwendet wird. Möchte nun das Unternehmen die Bewerbungen für weitere Zwecke verwenden, muss er hierfür eine Einwilligung des Bewerbers einholen ...

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