Elektronische Aktenführung bei Behörden – und ihre Probleme

von Jens Hänsch

Wie muss eine elektronische Akte beschaffen sein? Jedenfalls für den Geltungsbereich der öffentlichen Verwaltung gemäß § 7 des E-Government-Gesetz erklärt es uns das VG Wiesbaden (VG Wiesbaden, Urteil vom 28.02.2014, 6 K 152/14.WI.A):

Nach § 7 des E-Government-Gesetz – welches auf die Beklagte Anwendung findet – müssen elektronische Dokumente bildlich und inhaltlich mit dem Papierdokument übereinstimmen. Dies setzt voraus, dass nicht nur ein optischer identischer Inhalt gewährleistet wird, sondern der Inhalt des Ursprungsdokumentes, welches eingescannt wurde, sowohl in der Bildwiedergabe, als auch der textlichen Darstellung so wiedergegeben wird, dass das Dokument – soweit die elektronische Akte herangezogen wird – die gleiche optische Klarheit und Lesbarkeit bietet wie das Original. Dies setzt wiederum voraus, dass farbige Dokumente ebenfalls farbig eingescannt und auch farbig ausgedruckt werden. Dies setzt ferner voraus, dass die Stärke der Verpixelung des Dokuments so hoch ist, dass ein Qualitätsverlust des Dokumentes gegenüber dem in papierform vorliegenden Ausgangselement in keinster Weise eintritt.

Hinzu kommt, dass beim Scannen die jeweils für den Scanvorgang verantwortliche Person qualifiziert signiert (vgl. § 7 SigG) zu bescheinigen hat, dass das eingescannte elektronische Dokument mit dem Original voll umfänglich tatsächlich übereinstimmt ...

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