Datenschutz bei der SEPA-Umstellung

So langsam wird es ernst mit der Umsetzung von SEPA! Bei der Umstellung sind auch Normen zum Datenschutz zu beachten, insbesondere wenn externe Dienstleister einbezogen werden. Für SEPA müssen Unternehmen wichtige Änderungen vornehmen, insbesondere, wenn sie mit Lastschriften Gelder einziehen möchten (siehe mein älterer Blogbeitrag). Vorliegend soll beschrieben werden, wie Unternehmen die Konvertierung von Bankverbindungsdaten Datenschutz-konform vornehmen können. Dies gilt insbesondere für Gehaltskonten, bei denen auch der Mitarbeiterdatenschutz zu beachten ist.

Datenschutz bei der SEPA-Umstellung: Konvertierung von Bankverbindungsdaten

1. Stufe: Ermittlung von Systemen/Anwendungen mit Bankverbindungsdaten: Mitarbeiter haben oft mehr als ein Gehaltskonto, neben der Lohnauszahlung auch zu vermögenswirksamen Leistungen, Nebenleistungen oder für den Mitarbeiter als Kunden. Alle gespeicherten Bankverbindungen sind zu ermitteln. Dies ist bereits eine datenschutzrechtliche Verarbeitung personenbezogener Daten. Da diese zwingend notwendig ist, um Zahlungen auch nach der SEPA-Umstellung vornehmen zu können, ist diese zulässig gem. § 32 Abs. 1 S. 1 bzw. § 28 Abs. 1 S. 1 BDSG.

2. Stufe: Umsetzung der Konvertierung: Liegen alle Bankdaten vor, sind diese von dem jetzigen BLZ/Kontonummer-System zu konvertieren in das SEPA-Format IBAN und BIC. Hierfür stehen spezielle Softwarelösungen zur Verfügung, die über spezielle Algorithmen die Umstellung automatisiert vornehmen können. Diese können entweder über eigene Inhouse-Lösungen angewandt werden oder durch Einschaltung eines externen Dienstleisters. In kleineren Unternehmen mit wenigen zu verarbeitenden SEPA-Datensätzen, können auch die Überweisungsempfänger einzeln angeschrieben werden und zur Mitteilung der neuen Daten aufgefordert werden. Dies ist aus dem Gesichtspunkt des Datenschutzes unproblematisch, kann jedoch zu deutlichen Verzögerungen führen ...

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