Datenschutz: Nachtrag zu Grenzen der revisionssicheren E-Mail-Archivierung

[IITR - 25.09.13] Am 18. Juli 2013 hatten wir uns erstmals mit der Thematik der revisionssicheren E-Mail-Archivierung auf unserem Blog auseinandergesetzt und dabei in Frage gestellt, ob die gesetzliche Forderung nach Revisionssicherheit tatsächlich erfüllt werden kann. Wir haben auf unseren Artikel interessante Rückmeldungen erhalten, über die wir heute informieren möchten.

Zweierlei Möglichkeiten zur E-Mail-Archivierung

Demnach kann die E-Mail-Archivierung auf zweierlei Weise dargestellt werden:

Eine Version besteht darin, eine E-Mail zunächst bei dem Dienst auflaufen zu lassen, der den E-Mail-Verkehr archiviert. Dieser Dienst reicht eine Kopie der E-Mail dann weiter zum Exchange-Server, von dem aus sie schließlich dem eigentlichen Adressaten zugänglich gemacht wird.

„Journaling“: Archivierung aber keine Kenntnis-Garantie

Diese übliche Variante wird als „Journaling“ bezeichnet, wobei unter Fachleuten in Frage gestellt wird, ob diese Lösung tatsächlich als E-Mail-Archivierung bezeichnet werden sollte.

Nachteil: wird eine zuzustellende E-Mail zielgerichtet manipuliert, so wird sie ins Archiv gelangen, eine Weiterleitung oder Anzeige wird jedoch unterdrückt. Der Auftraggeber der Archivierungs-Dienstleistung und eigentliche Adressat lagert dann eine an ihn gerichtete E-Mail in seinem Archiv, von der er keine Kenntnis erlangt hat.

Archivierung nach Exchange-Anzeige: Zweifel bezüglich Revisionssicherheit

Nach Ansicht der uns erreichten Fachmeinungen sollte ein „E-Mail-Archivierungs-System“ zwingend am Anzeige-System (sprich Exchange) ansetzen. Eine E-Mail wird zunächst an den Exchange-Server geleitet, der sie an den eigentlichen Adressaten weiterleitet. Erst der nachweisbare Abschluss dieser Zustellung mündet in eine Weiterleitung der E-Mail zum Zwecke der abschließenden Archivierung ...

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