Datenschutz: Grenzen der revisionssicheren E-Mail-Archivierung

[IITR - 18.07.13] Unternehmen sind aufgrund von Vorgaben insbesondere des Handelsrechts und der Abgabenordnung verpflichtet, Geschäftsbriefe und ihnen gleichgestellte Kommunikation revisionssicher – also insb. verfälschungssicher – zu archivieren. In der Unternehmenspraxis bedeutet dies nach dem gängigen Verständnis, auch ein- und ausgehende E-Mailkommunikation in einem separaten revisionssicheren Archiv für den Zugriff durch insb. die Finanzbehörden bereitzuhalten. Das folgende Beispiel zeigt allerdings, dass technisch Fallgestaltungen denkbar sind, bei denen E-Mails in das Archiv gelangen ohne dass diese dem Empfänger zur Anzeige gelangen.

Auch technische Systeme sind nicht vollkommen

Grundsätzlich ist jede rechtliche Forderung nach Zuverlässigkeit und Sicherheit eines technischen Systems getragen von den Vorstellungen einer dabei erreichbaren Vollkommenheit (vgl. z.B. die entsprechenden gesetzlichen Regelungen zum elektronischen Personalausweis). Der dazu notwendige technische Aufwand wird gelegentlich beträchtlich, denn er steigt mit dem Maße, in dem menschliche Intervention auf den zu sichernden Vorgang nicht ausgeschlossen werden kann. Also fließen Forderungen ein, menschliches Versagen aufzufangen sowie Sabotage verhindern zu müssen.

Wir wissen, dass dies nicht in allen Bereichen erreichbar sein kann. Auch aus diesem Grund ist beispielsweise das Internet gegenüber Hacker-Angriffen offensichtlich nicht schützbar.

Die revisionssichere E-Mail bedient sich des Mediums Internet. Dabei soll hier nicht interessieren, dass per E-Mail transportierte Daten und Informationen im Internet grundsätzlich abgreifbar und damit unsicher sind. Dies übrigens unbeschadet von der Tatsache, ob sie vorab verschlüsselt wurden oder nicht ...

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